Hacia una cultura de la tecnología "paperless".


14 Oct
14Oct

(Despacho de Albert Einstein. Fotografía de Ralph Morse. 1955.)


Hasta no hace tanto se solía pensar que un escritorio desordenado y repleto de papeles era indicativo de que quien allí se sentaba era poco menos que un genio. La razón proviene de aquellos ideales románticos, época caracterizada precisamente por el nacimiento de ese concepto de genio, y de otros como el de libertad o revolución, que en un ejercicio rápido de simetría podrían asimilarse al de caos. Albert Einstein fue una de esas mentes superdotadas que hacían del caos y de la acumulación un hervidero de creatividad. Los compañeros y familiares que pasaban por sus dependencias debían contemplar aquel desastre organizativo con una mezcla de aprensión e indulgencia, que seguramente acabarían justificando en muchos casos diciéndose para sus adentros cosas como: “los genios son así”, o “es que sigue un orden desordenado”. “Si una mesa atestada y desordenada pertenece a una mente igualmente atestada y desordenada, ¿a qué tipo pertenece una mesa vacía?”, se preguntaba el célebre físico. En pocas palabras, se aceptaba el hecho que una mesa con apariencia de ciudad bombardeada era el precio que había que pagar para disfrutar de su talento.   

Hoy sabemos que ese concepto de genio puede ser trascendido de forma que no consiga lastrar la productividad de las empresas que pagan sus sueldos. Que detrás de esa fachada de genio incomprendido, lo que muchas veces se oculta es una incapacidad manifiesta para trabajar de manera eficaz. Sin embargo, no se trataría de descartar todo proceso anárquico de creación y desarrollo en nuestras acciones vitales diarias si pretendemos llegar al objetivo de ser eficientes, sino más bien ser capaz de diseñar un orden, al principio imprevisto, dentro del caos. Pero no solo en nuestro día a día. Y es que las actuales metodologías “agile”, los métodos productivos “lean” o la digitalización, por citar algunos, avanzan imparablemente hacia una concepción del trabajo “paperless”, lo que favorece de manera indiscutible al discurso de cada empresa. 


“Los actuales retos empresariales viajan a una velocidad tal que no admite demoras ni mecanismos cargados de burocracia que terminan por pasar factura a cualquier organización  decidida a crear e innovar. “


Los actuales retos empresariales viajan a una velocidad tal que no admite demoras ni mecanismos cargados de burocracia que terminan por pasar factura a cualquier organización  decidida a crear e innovar. Las metodologías “lean”, por ejemplo, se basan en una radical reducción del desperdicio, minimizando tiempos de espera, stocks y, en general, todo aquello que pueda entorpecer una respuesta operativa casi inmediata a las necesidades de producción. En esa línea de actuación, el papeleo ejemplifica ese desperdicio en términos de tiempo perdido, procesos innecesariamente farragosos y niveles de descontento altos entre la plantilla que lo sufre. En su lugar, los procedimientos se agilizan, los pasos intermedios se simplifican y se huye de la acumulación sin sentido en favor de una producción ágil y bajo demanda. 


La digitalización de procesos está contribuyendo decisivamente a esta nueva concepción del trabajo. Gracias a aplicaciones en la nube, apps y funcionalidades como las que ofrece Open HR, los procedimientos ganan en agilidad y simplicidad, eliminando pasos intermedios o requisitos formales redundantes. Así, gestiones típicas de la función de RRHH como pasar los tickets de gastos, solicitar las vacaciones o inscribirse en un curso de formación ya no tendrán que pasar por el suplicio de obtener el formulario por triplicado firmado por el superior.  La nueva operativa no sólo es más eficaz en término de tiempo, sino que produce el beneficio añadido de empoderar al empleado, que deja de sentirse como un simple instrumento a merced de la burocracia,  para empezar a ser el profesional valorado y responsable que siempre quiso ser. 


La ausencia de papeles sobre la mesa es el efecto visible de la digitalización, pero también es una poderosa metáfora de los nuevos credos en materia de productividad. Las nuevas empresas que le han declarado la guerra al papeleo y han decidido apostar por las nuevas tecnologías e implantarlas en su día a día, terminan favoreciendo procesos que aúnan creatividad y productividad a un mismo nivel.