Internal Communication and Human Resources. Brief introduction to OpenHR's Internal Communication Module


20 Dec
20Dec

“¿Si no sabemos comunicar bien con nuestros empleados, cómo lo vamos a hacer con nuestros clientes?”. La pregunta fue lanzada por el CEO de OpenHR en un webinar acerca de la importancia de mantener una buena comunicación interna con vistas a construir empresas saludables (en el amplio sentido del término).  

La comunicación interna, la que se dirige a todos los trabajadores de una organización, es un plan de desarrollo estratégico de gran valor añadido que busca generar ventaja competitiva a medio y largo plazo. Sin embargo, hemos vivido una época en la que los mandos intermedios y los directivos no prestaban la atención suficiente a esta herramienta en tanto instrumento de consolidación de la estructura de la empresa. La realidad de toda organización en épocas de incertidumbre puede convertirse en un cúmulo de dudas entorno al futuro de la propia empresa, del puesto de trabajo, o incluso del sueldo. Y es este clima de desorganización y caos el que se termina filtrando al espacio público y, por tanto, a los potenciales clientes que se encuentren en el mercado. Ha sido en los últimos tiempos cuando más se ha manifestado la necesidad de que la empresa atienda, en su proceso de consolidación, a los eslabones más básicos de la organización, que no sería otra cosa más que su fuerza productiva. 

La comunicación interna depende directamente del Director del empresa y debe planificarse en función de los objetivos que se quieran alcanzar, siendo conscientes  de que el empleado es el primer público de la empresa. Cada vez más empresas saben que lo que se produce de cara a la empresa (cultura corporativa) va a tender a exportarse al exterior (cultura de interés).

Objetivos

Con el objetivo de que nuestros empleados se alineen, participen y aporten al engranaje de la empresa es imprescindible que estén informados de lo que pasa y sean conscientes del sentido de las acciones que deben llevar a término. Para ello deben comprender por una parte que aquello que hacen es algo que les incumbe directamente como parte de la empresa, perciban el beneficio que se van a llevar de ello, se sientan escuchados (y por lo tanto que pueden participar en la toma de decisiones final), y sientan que realmente reciben un trato justo de la dirección. 

Así, una comunicación interna eficiente pretende unos determinados objetivos entre los cuales se encuentran:

  • Motivar al equipo humano.

  • Retener y atraer el talento de nuestra organización.

  • Hacer que la información fluya dentro de la empresa

  • Contribuir a implantar una serie de cambios que mejoren los resultados finales del proyecto.

  • Inculcar una cultura corporativa y conseguir que el personal se identifique con esa filosofía de empresa con el objeto de ayudar a lograr los objetivos de la organización.

  • Conseguir una imagen de fuerza, unidad y homogeneidad de la empresa.

  • Prevenir el rumor y las incertidumbres generadas en épocas de más dificultad para la actividad empresarial.  

Estos serían algunos de los logros finales que alcanzaría una comunicación eficiente. Sin embargo, es evidente que cada empresa tiene sus propias especificaciones y particularidades que obligan a establecer diferentes estrategias con las que lograr una mayor implicación de la fuerza de trabajo. Hay empresas que desarrollan distintos tipos de canales como revistas, áreas de información, notas de manera más o menos estructurada, emails, espacios de documentación de interés al usuario,.... A pesar de que puede ser un buen comienzo para iniciar la comunicación, los expertos recomiendan no abusar de dicha experiencia ya que podría derivar en formas unilaterales de intervención que no irían más que en prejuicio de una fluida comunicación entre miembros de la organización.

Otras organizaciones, por otro lado, considerando la satisfacción profesional de sus empleados como variable relevante para la gestión de la empresa, realizan estudios de satisfacción laboral, percepciones y expectativas organizacionales, que se utilizan como canal de escucha para conocer las opiniones de los trabajadores en aquellos factores que repercuten directamente en el negocio. Algunos de estos programas dan la oportunidad de que puedan ser gestionados por parte del usuario de manera autónoma, posibilitan la fragmentación del contenido importad, y en definitiva, brindan el espacio en el cual poder aportar nuevos temas a la plataforma. Esta estrategia centrada en la atención abre todo un campo que proyecta una imagen mucho más dinámica de la empresa al exterior. 

Módulo de Comunicación Interna de OpenHR

OpenHR pone a disposición de las empresas el Módulo de Comunicación Interna. Este módulo tiene como objetivo crear un sistema interno de comunicación bidireccional donde el empleado y el empleador están en constante interacción.

Basado en un sistema parametrizado y configurable por la empresa, este módulo permite crear entornos de comunicación independientes entre la empresa y la fuerza laboral. Este sistema ofrece, de forma dinámica, un entorno de comunicación donde se integran la Dirección, Jefes de Departamento, Empleados, Profesionales internos, Profesionales externos, Becarios, Prácticas, Freelance, etc.

Esta interacción digital integra tanto mensajes de textos con solicitudes e ideas, como documentación adjunta. Esta relación entre empleador y empleado se produce de manera vertical lo que provoca que la información circula de un lado a otro sin trabas. Para que haya comunicación, debe existir la posibilidad de respuesta.

Principales características:

  • Establecer una comunicación vertical entre toda la fuerza laboral de la empresa, tanto desde empleados a la empresa como de la empresa al empleado.

  • Ofrecer información puntual a cuestiones de interés general para toda la organización.

  • Centralizar la comunicación en un único módulo.

  • Crear historial de conversaciones como base de avanzar en el conocimiento.

  • Recoger opiniones y sugerencias de todo el personal (jefes y empleados).

  • Solicitar documentación.

  • Fomentar la participación de los usuarios de OpenHR.

 

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