Nueva ley de ficha digital obligatorio: qué necesitas saber

La digitalización del registro horario se convierte en una realidad con la nueva normativa que exige el fichaje digital obligatorio en las empresas de España. Esta medida, impulsada por el Gobierno español, busca modernizar la gestión del tiempo de trabajo, garantizar la transparencia y facilitar el cumplimiento normativo.

 

El cambio supone el abandono definitivo de los registros en papel y métodos poco seguros, como hojas de cálculo, para dar paso a soluciones digitales automatizadas. Sin embargo, su implementación plantea preguntas clave: ¿Cuál es el propósito de esta ley? ¿Cuándo entrará en vigor? ¿Qué sanciones se aplicarán a quienes no la cumplan?

 

En este artículo, abordamos todos los aspectos esenciales de la normativa, explicamos por qué Excel no es una opción viable para el registro laboral y exploramos cómo un software de control horario puede ayudar a las empresas a adaptarse a este nuevo marco legal.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El Gobierno ha dado un paso en la modernización del ámbito laboral con el anteproyecto de Ley Laboral 2024, y la implementación del fichaje digital obligatorio. Esta medida, impulsada desde el Ministerio de Trabajo, busca dejar atrás los antiguos métodos de registro en papel y facilitar el control telemático de la jornada laboral. 

 

El nuevo sistema no solo promete mayor transparencia y eficiencia, sino que también se enmarca dentro de un paquete de reformas más amplio que incluye la futura reducción de la jornada laboral. 

 

Aunque esta última medida aún deberá esperar para su aprobación definitiva hasta mediados del 2025, el nuevo modelo de fichaje marca el inicio de un cambio significativo en la manera en que se organiza el tiempo de trabajo en las empresas españolas.

 

La implantación del fichaje digital obligatorio responde a una necesidad urgente: garantizar un entorno laboral más transparente, justo y adaptado a los tiempos actuales. El principal objetivo de esta nueva normativa es facilitar el control horario mediante herramientas digitales que permitan mejorar la fiabilidad del registro de las horas trabajadas, beneficiando tanto a trabajadores como a empresas. Ya que las inspecciones serán más fáciles y los errores humanos disminuirán. 

 

Hasta ahora, muchas compañías continuaban utilizando sistemas en papel que, además de ser fácilmente manipulables, implican una gestión engorrosa, de difícil conservación y poco eficiente, especialmente en organizaciones de medio o gran tamaño. 

 

La digitalización del registro horario busca poner fin a estas dificultades. ¿Cómo pretende hacerlo?... facilitando el almacenamiento y la verificación de la información por parte de todos los actores implicados, tanto empleados como responsables y RRHH. 

 

Además, esta medida sienta las bases para futuras reformas, como la prevista reducción de la jornada laboral. Para entonces, las empresas deberán contar con sistemas interoperables que garanticen el acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo, reforzando así el compromiso con la transparencia y el cumplimiento normativo.

 

Es decir, la mayoría de empresas necesitarán contar con un software de control horario. 

 

El 4 de febrero de 2025, el Consejo de Ministros dio luz verde al Anteproyecto de Ley que busca establecer nuevas normas para el registro digital de la jornada laboral y fortalecer el derecho a la desconexión digital. No obstante, su aprobación final depende del Congreso de los Diputados, que deberá pronunciarse en un periodo máximo de seis meses. 

 

Las infracciones se calcularán individualmente por cada empleado en los casos de omisión del registro digital obligatorio, falta de transparencia en horas extras, períodos de descanso y vacaciones, o manipulación de datos.

Las sanciones se establecerán de la siguiente manera:

• Faltas de menor gravedad: Multas de hasta 2.000 euros.
  
  
• Faltas de impacto medio: Multas de hasta 5.000 euros.
  
  

Usar Excel para el registro laboral no es la opción más adecuada, ya que no cumple con los requisitos de automatización, seguridad y accesibilidad exigidos por la normativa.

• No es un sistema 100% digital: Los empleados deben ingresar sus horas de forma manual, lo que aumenta el riesgo de errores y posibles manipulaciones.
  
  
• Fácil alteración: Las hojas de cálculo pueden ser editadas sin control, afectando la integridad y fiabilidad de los registros.
  
  
• Dificultad de acceso y gestión: En empresas con un gran número de empleados, compartir y supervisar estos archivos de manera segura resulta complejo.
  
  

Un sistema de control de horario es una herramienta digital que se ajusta al tamaño de la empresa y es compatible con distintos dispositivos, como computadoras, tablets y teléfonos móviles. Actualmente, representa la solución más eficiente para gestionar el registro de la jornada laboral, ya que ofrece múltiples funciones adaptadas a las necesidades del sector.

 

Este tipo de software facilita la autogestión, lo que resulta especialmente útil para el teletrabajo. Además, permite a los empleados registrar su jornada con facilidad y consultar la duración de su tiempo laboral, así como detectar posibles excesos de horario.

 

Por otro lado, una plataforma de control de jornada incorpora funciones avanzadas que optimizan la administración del tiempo. Entre ellas se incluyen el uso de geolocalización, fichajes grupales y herramientas para gestionar vacaciones, ausencias o turnos de trabajo.

 

Gracias a estas funcionalidades, los responsables pueden supervisar, analizar y ajustar los registros con el fin de mejorar la organización y el control del tiempo en la empresa.