Cómo cambiar de software de Recursos Humanos

La elección de un software de RRHH es una de las decisiones más importantes que un líder del departamento de Recursos Humanos debe tomar, ya que de ello dependerá la productividad, el bienestar, los resultados y el futuro de toda la organización.

Una vez elegido el software, el equipo puede tardar entre 6 meses y un año en valorar realmente si la plataforma se adapta a los objetivos y necesidades de la empresa por la que fue adquirida.

Entonces, tras unos meses llegas a la conclusión de que es necesario optar por otra plataforma, que tu actual proveedor ya no te acompaña, y que la herramienta en realidad no se adapta a tus necesidades reales ni procesos (más bien, eres tú el que tienes que adaptarte a ella).

Eso, si tienes suerte y eres capaz de detectarlo durante los primeros meses. Hay veces que te das cuenta tarde, cuando tu empresa está creciendo y esa herramienta se ha quedado atrás.

Así, lo ideal, es reestructurar una vez más las necesidades del departamento y empezar con la búsqueda de un nuevo proveedor.

Desde nuestra experiencia implantando y poniendo en marcha OpenHR en miles de empresa, hemos recopilado algunos consejos que podrían ayudarte a una mejor toma de decisión al momento de cambiar de una solución a otra.

Tal y cómo comenta nuestro CEO en Linkedin, un 20% de los nuevos usuarios de OpenHR han llegado a nosotros porque quieren cambiar su software de RR. HH. Algo parece que sabemos de este tema entonces.

¿Qué tienes que tener en cuenta para no volver a cometer estos errores? Te lo explicamos a continuación.

Identifica los errores cometidos

Evalúa las áreas de oportunidad de mejora de la plataforma que adquirió respecto a tus necesidades. Generalmente, y esto es algo que nos hemos dado cuenta con la experiencia, muchos softwares de recursos humanos continúan fallando en la puesta en marcha e implementación de la herramienta de forma habitual.

Crea un listado de las funcionalidades que no cumplen con las expectativas actuales e inicia un documento con requerimientos específicos para compartir con tu nuevo proveedor.

Investiga sobre las tendencias en plataforma de RRHH

Esto te permitirá tener una idea clara de que está ofreciendo el mercado actual y te abrirá los ojos ante nuevas funcionalidades y mejoras que quizás no conocías y que pueden ayudarte a reestructurar y potenciar tus procesos de RRHH.

Plantea expectativas realistas

Después de haber vivido una experiencia previa, o incluso si al llegar al departamento esta solución ya estaba implantada, acepta que un cambio de plataforma significa una remodelación de los procesos y esto, por lo regular, puede tardar más tiempo de lo usual. Comunica a tu equipo las expectativas del proyecto.

Define tu presupuesto

Si bien es cierto que en la elección de un software figuran muchas condiciones que no tienen nada que ver con la inversión económica, el presupuesto siempre será un factor determinante para dar el visto bueno a una solución u otra. Enfócate en el valor agregado que obtienes con una u otra plataforma, haz un análisis de la inversión actual y compara con las propuestas que te hacen otros proveedores siempre tomando en cuenta la relación calidad-precio.

Analiza los distintos sistemas del mercado

No te quedes con una sola opción, pide propuestas a varios proveedores, evalúa los beneficios y desventajas de cada uno de ellos en base a lo que tu empresa necesita. Por ejemplo, si estás buscando una herramienta para el registro horario para una empresa que tiene muchos centros de trabajo, busca algún software que se adapte a tus necesidades específicas. Tal vez este fue un punto clave que no permitió que el proyecto anterior funcionase.

Solicita una demo y prepara previamente tus requerimientos

La demo de producto es uno de los pasos más importantes, sirve para aclarar dudas y exponer ideas y objetivos tanto de parte proveedor como cliente. Este es el momento ideal para hacer preguntas que te ayudarán a identificar si este es el software adecuado para cubrir tus necesidades.

Durante la demo el consultor debe ser capaz de hablar del alcance de la plataforma y si la misma es capaz de personalizarse o si es un producto estándar más o menos cerrado.

Establece las expectativas del proceso de implementación

Tanto el proveedor seleccionado como tu equipo deberán tener claros los objetivos de implementación y los tiempos del proyecto. Una buena puesta en marcha debe contemplar una fecha de inicio y fin, y un calendario de proyecto donde se establezcan las diferentes fases. Asegúrate que en este momento se acuerde cada paso que se vaya a dar según las urgencias del departamento en ese momento.

Como cambiar de software de Recursos Humanos

Revisa los contratos y acuerdos de suscripción ofrecidos por el proveedor

Es importante solicitar los documentos necesarios para tener soporte legal ante cualquier incumplimiento de lo acordado por ambas partes. Tanto el cliente como el proveedor se comprometen a una serie de acciones que deben ejecutarse para garantizar el éxito del proyecto. El contrato puede darte una idea más clara de esos compromisos.

Identifica y conoce los canales de soporte postventa de la nueva herramienta

Las plataformas de RRHH están diseñadas con la idea de que tanto el responsable de departamento como los empleados sean completamente autónomos. Sin embargo, tu elección siempre debe de contar con un soporte al cliente eficiente que sea de rápida respuesta en caso de emergencia o de dudas respecto al uso de la plataforma.

Es importante tomar en cuenta a qué se compromete tu proveedor una vez terminada la puesta en marcha del programa.

Siguiendo estos consejos se puede reducir de manera significativa el riesgo de que el proyecto se convierta en un proceso agotador y frustrante para los responsables de RRHH.

Te recomendamos tener mucha paciencia, ideas claras y una disposición evidente para aprender sobre esta nueva herramienta. Una vez adaptado al 100% el software, esto supondrá muchas horas de trabajo simplificadas e invertidas en tareas más importantes y no solo en el trabajo administrativo del día a día.