Pocos temas hay más actuales ahora mismo en el ámbito de Recursos Humanos que aquellos que tratan las relaciones dentro de la empresa, los vínculos entre empleados y responsables, y, en definitiva, todo lo relacionado con la Comunicación Interna. La comunicación interna está demostrando ser uno de los elementos estratégicos dentro de las organizaciones.
En este artículo queremos presentar algunas prácticas y herramientas que podemos usar para asegurarnos de que la comunicación fluya entre un equipo. Una buena comunicación interna multiplica la productividad y la eficiencia, lo que disminuiría así el riesgo al fracaso, además de un gasto de energía y desesperación innecesario.
Más allá de Teams o Whatsapp
Hace escasas fechas escuchábamos a una responsable de gestión del talento reflexionar acerca de las nuevas herramientas tecnológicas que su organización había estado implementando en los últimos tiempos; ambas nombraban herramientas como Microsoft Teams o Whatsapp para lograr una comunicación interna efectiva con su equipo.
Pero…¿qué ocurre en el caso de tener que desarrollar determinados procesos ligados a Recursos Humanos? A la hora de realizar una gestión documental dentro de un departamento, o una encuesta a nuestros trabajadores, por poner sólo dos ejemplos, nuestro software tiene que contar con estas herramientas para potenciar aún más sus propias funcionalidades, y que Recursos Humanos pueda de verdad centrarse en su objetivo: la gestión del talento.
El departamento de gestión de talento necesita contar con funcionalidades, indicadores, analíticas (HR Analytics) y tecnología en materia de Selección o Formación, Gestión del Tiempo, o Compensación, que sean capaces de adaptarse a las nuevas necesidades del sector.
Estamos en un momento crucial para que el software de gestión de empleados permita sacar todo el rendimiento posible de estas herramientas para Recursos Humanos, y haga crecer de esta manera al departamento.
Elementos y herramientas clave para una óptima Comunicación Interna
1. Solicitudes de los empleados
Contar con un sistema con el que los empleados puedan comunicar sus necesidades o determinados cambios de datos, permitiría establecer una comunicación rápida y completa en toda la organización.
2. Tablón de empleados, marcadores, y archivos
Que los empleados compartan información entre ellos, permitiría reforzar la comunicación en tu equipo y la unidad del mismo; lo cuál terminará repercutiendo en los resultados de la empresa y reforzando el sentimiento de pertenencia de los mismos trabajadores.
3. Espacio interno para empleados
Los empleados tendrán un espacio para comunicarse entre ellos de forma horizontal y compartir cualquier tipo de información: podrán dar recomendaciones a otros compañeros, promover eventos o cualquier otro tipo de comunicación entre ellos.
4. Chat departamental
Habilitar un chat permitiría a la organización que la comunicación fluyese de forma regular. Activar esta herramienta también para determinados grupos (por grupos de trabajo, centros, empresas, proyectos, etc.) podría ayudar a consolidar la estructura y el flujo de trabajo dentro de la empresa.
4. Gestión Documental y Firma Digital integrada
Con una herramienta de Gestión Documental, Recursos Humanos podrá distribuir documentos, plantillas, notas de interés para la empresa, por centro o por proyectos corporativos. Las herramientas de Gestión Documental suponen una gran oportunidad a la hora de mejorar la eficacia, ahorrar tiempo y agilizar los procesos corporativos de cualquier empresa.
Un software de Recursos Humanos enfocado en la centralización y administración de los documentos internos de la empresa cubre gran parte de las necesidades tecnológicas de la empresa: el almacenamiento de datos, la automatización de procesos propios de Recursos Humanos (Bajas, Altas, Nóminas, Notas de Gastos, Documentos de Proyectos Interdepartamentales, Notas, etc), o la búsqueda y consulta de la información.
5. ¿Quién es quién en la empresa?
Acceder rápidamente a la ficha del empleado podría suponer una ventaja para Recursos Humanos a la hora de buscar los correos y los teléfonos de los empleados. Además, escribir un correo o llamar directamente desde la APP de OpenHR podría conllevar muchos beneficios en materia de rapidez.
6. Conoce las preferencias de tus empleados a través de un sistema de encuestas
Los responsables de departamento o de proyecto puedan llevar a cabo encuestas entre sus empleados con las que poder analizar en tiempo real las necesidades y realidades de los empleados y tomar decisiones en consecuencia.
7. Establecer una cadena de mando a través de un "workflow".
Un sistema potente de workflow ayudaría a crear tantos organigramas y niveles de supervisión como se necesitaran con la que poder mantener así una correcta gestión del equipo.
8. ¿Cómo llevar un control de tareas ahora que mis empleados están lejos?
Con los nuevos modelos de trabajo híbridos, la gestión del talento puede llegar a convertirse en una tarea más difícil aún de afrontar. Asignar tareas en remoto, y llevar a cabo un control de esas mismas tareas realizadas nos permitiría mantener una gestión del equipo en teletrabajo
9. Agenda interdepartamental y Grupos de Trabajo.
Con una agenda interdepartamental, el equipo podrá registrar y llevar un control de todos los eventos departamentales a realizar segmentados por grupos de trabajo por proyectos, por centro o por localización.
En conclusión una buena gestión de comunicación interna más allá de garantizar la correcta información, la motivación de los empleados y conversación entre ellos, facilita la comprensión e integración de todo el personal con respecto a la filosofía empresarial. Una empresa que se comunica con eficiencia en su interior proyecta una excelente comunicación al exterior.
¿Quieres saber más del software de comunicación interna de OpenHR?
