En el mundo laboral de hoy, es esencial adaptar las operaciones a las necesidades cambiantes de las empresas y sus empleados. Una herramienta crucial en este proceso es el diseño y gestión de turnos de trabajo. Los turnos no sólo determinan cuándo trabaja un empleado, sino que también impactan en su bienestar, productividad y en la eficiencia operativa general de una organización. Si bien parece simple en teoría, la planificación adecuada de los turnos es una tarea compleja, con numerosas variables a considerar. En este artículo, exploraremos en detalle qué son los turnos de trabajo, cómo impactan en las operaciones diarias y cómo herramientas como OpenHR pueden facilitar este proceso crucial para las empresas modernas y eficientes.
¿Qué son los turnos de trabajo?
Los turnos de trabajo se refieren a los distintos periodos establecidos durante el día o la noche en los que los trabajadores realizan sus actividades laborales. Están diseñados para que las empresas o instituciones que requieren operar más allá del horario comercial estándar o incluso las 24 horas del día, puedan hacerlo al asignar diferentes grupos de empleados a diferentes horarios.
Los turnos laborales son un método para estructurar las horas de trabajo, donde los empleados tienen horarios que varían consistentemente siguiendo un patrón específico. Esta modalidad permite a las organizaciones mantener operaciones continuas, esencial en algunas industrias. Los turnos proporcionan adaptabilidad, rompen la rutina y fomentan un ambiente de equidad.
La elaboración de los turnos de trabajo de tu empresa, por lo tanto, sabemos que no es algo sencillo. Por eso, en las siguientes secciones te ayudaré a analizar cómo hacer y diseñar los turnos de trabajo en tu empresa.
Ejemplo de un turno de trabajo mal diseñado.
Un amigo hace poco me contó que su empresa decidió implementar un sistema de turnos rotativos para su personal de planta, sin considerar adecuadamente la duración de cada turno, el tiempo de descanso entre turnos y la rotación entre turnos diurnos y nocturnos.
¿Las consecuencias? Dado que los turnos rotativos no proporcionaban suficiente tiempo de descanso entre el cambio de un turno nocturno a un turno diurno, según me contó, los trabajadores comenzaron a mostrar signos de fatiga (algunos incluso se dieron de baja un tiempo), lo que llevó a errores en la operación de maquinaria y falta de atención en tareas cruciales.
Tipos de turnos de trabajo.
Los turnos de trabajo varían según la necesidad de la empresa y la industria a la que pertenezca. Estos son algunos de los tipos de turnos de trabajo más comunes:
- Turno de Día o Matutino: Este turno generalmente cubre el horario de oficina estándar, como de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. o de 9:00 a.m. a 5:00 p.m.
- Turno de Tarde o Vespertino: Este turno abarca las horas de la tarde y primeras horas de la noche, por ejemplo, de 2:00 p.m. a 10:00 p.m. o de 4:00 p.m. a 12:00 a.m.
- Turno de Noche: Se lleva a cabo durante las horas nocturnas, por lo general, de 10:00 p.m. a 6:00 a.m. o de 12:00 a.m. a 8:00 a.m.
- Turno Rotativo: En este sistema, los empleados cambian de horario regularmente. Pueden rotar entre turnos de día, tarde y noche en un patrón establecido.
- Turno Partido o Split: El empleado trabaja unas horas en la mañana, tiene un descanso significativo y luego vuelve a trabajar en la tarde. Por ejemplo, podría trabajar de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. y luego de 4:00 p.m. a 8:00 p.m.
- Turno de Guardia o de Llamada: Los trabajadores no tienen un horario fijo pero están disponibles para trabajar cuando se les llame, común en servicios de emergencia o reparaciones.
- Turno Flexible: Los empleados tienen cierta libertad para elegir sus horas de inicio y finalización del trabajo dentro de un rango establecido, siempre y cuando cumplan con el total de horas requeridas.
- Turno Fijo: Los empleados siempre trabajan el mismo turno, ya sea día, tarde o noche, sin rotaciones.
- Turno de Fin de Semana: Algunas empresas operan con empleados que solo trabajan los fines de semana, cubriendo turnos durante el sábado y el domingo.
- Turno de 12 Horas: Algunas industrias adoptan turnos de 12 horas seguidas, seguidos de un periodo de descanso de 24 horas o más.
Estos turnos se implementan según las necesidades operativas de las organizaciones y las preferencias de los trabajadores. Es esencial considerar el bienestar de los empleados y las implicaciones en la salud y la productividad al diseñar sistemas de turnos.
Cómo hacer turnos de trabajo con OpenHR.
La gestión de turnos de trabajo es esencial para asegurar una operación fluida y eficiente, además de mantener a los empleados satisfechos y equilibrar sus necesidades personales con las de la empresa. A continuación, te presento un enfoque paso a paso sobre cómo hacer turnos de trabajo y cómo el software OpenHR puede facilitar este proceso:
- Análisis de Necesidades:
Antes de empezar, es esencial identificar las necesidades de la empresa. ¿Cuántos empleados se necesitan por turno? ¿Qué habilidades deben tener? ¿Cuáles son las horas pico? - Recopilación de Disponibilidad:
Solicita a los empleados que proporcionen su disponibilidad. Esto incluye preferencias de turnos, días libres requeridos y cualquier otro requisito especial.
Con OpenHR, los empleados pueden solicitar su disponibilidad y preferencias directamente en la plataforma, lo que facilita el acceso y la organización. - Creación del Horario:
Utiliza el generador de turnos de trabajo de OpenHR para establecer los horarios iniciales. Esto automatiza gran parte del proceso y te ayuda a evitar errores comunes.
Si hay requisitos específicos o necesidades de último minuto, el sistema permite la adaptabilidad para incorporarlos. - Asignación de Turnos:
Asigna turnos a los empleados, ya sea de forma individual o en grupo, según las necesidades y disponibilidad.
La función de asignación masiva de OpenHR agiliza este paso, permitiendo cubrir rápidamente las necesidades de la empresa. - Revisión y Corrección:
Una vez establecido el horario, revísalo para detectar cualquier anomalía, como duplicaciones y solapamientos de horarios.
OpenHR tiene herramientas para identificar estas inconsistencias, y su función de edición permite realizar cambios rápidamente. - Gestión de Cambios:
En la vida real, surgen imprevistos: ausencias, enfermedades, vacaciones, entre otros. Por ello, es crucial tener un sistema que permita ajustar los turnos fácilmente.
Con OpenHR, estos cambios se pueden gestionar con facilidad, asegurando que siempre haya suficiente personal en cada turno. - Turnos Rotativos:
Si operas con un sistema de turnos rotativos, OpenHR gestiona automáticamente los horarios cambiantes, garantizando que cada empleado reciba el tiempo de descanso adecuado entre rotaciones. - Liderazgo:
Con el creador de horarios de trabajo de OpenHR, los líderes de equipo o responsables de áreas específicas pueden diseñar horarios acorde a las particularidades de sus departamentos o franquicias.
- Comunicación:
Una vez finalizado el horario, comunícalo a todos los empleados. Con OpenHR, los empleados pueden acceder a sus horarios en tiempo real, lo que reduce confusiones y malentendidos.
- Retroalimentación y Ajustes:
A medida que se implementan los horarios, recopila comentarios de los empleados y utiliza esta retroalimentación para hacer ajustes en el futuro.
OpenHR puede ayudar a realizar encuestas y recopilar comentarios, facilitando la mejora continua del proceso de gestión de turnos.
Al usar una herramienta como OpenHR, las empresas pueden optimizar la creación y gestión de turnos, garantizando la satisfacción de los empleados y una operación mucho más eficiente.
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