Las herramientas de Gestión Documental son ya una gran oportunidad para mejorar el rendimiento y agilizar los procesos corporativos de cualquier organización. Una herramienta ya al alcance de cualquier responsable o del propio departamento de Recursos Humanos.
No sólo es el aliado perfecto para adaptarse correctamente al RGPD, sino que a su vez son fundamentales para una óptima transformación digital de las organizaciones; convirtiéndose así en una solución necesaria para la localización, gestión, salvaguarda, y almacenamiento de la información, además de posibilitar la automatización de ciertos procesos de Recursos Humanos.
En este artículo, repasamos qué es la gestión documental, cuál es su importancia, los beneficios que aporta o las principales funciones de un software de gestion documental. Además, repasaremos el caso de empresas como APNABI y cómo ha llevado a cabo estos procesos.
Qué es la gestión documental de una empresa
La gestión documental de una empresa es el proceso sistemático de creación, organización, almacenamiento, conservación, uso y disposición de los documentos generados y recibidos por una empresa.
Esta gestión se realiza con el fin de mantener un control efectivo y accesible de la información importante de la empresa, garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos, y cumplir con los requisitos legales y regulares aplicables.
La gestión documental incluye todos los procedimientos para la creación, control y uso de documentos, así como la utilización de herramientas tecnológicas como sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS, por sus siglas en inglés) para asegurar la eficiencia y la efectividad del proceso.
Así, la gestión documental es un componente clave de la gestión de la información en una empresa, y es esencial para asegurar la eficiencia, la transparencia y la responsabilidad en la toma de decisiones empresariales.
¿Por qué es tan importante realizar una gestión documental eficiente en tu empresa?
La gestión documental es importante para una empresa por muchas razones. Entre ellas, te
🟠 Mejora la eficiencia y la rapidez operariva: Al tener un sistema organizado y centralizado para la gestión de documentos, se reduce el tiempo y los recursos necesarios para encontrar y acceder a la información relevante.
🟠 Aumenta la transparencia y la responsabilidad: La gestión documental permite registrar y rastrear el movimiento de los documentos, lo que aumenta la transparencia y la responsabilidad en la toma de decisiones. Con estos sistemas podrás conocer quién ha enviado qué documento o incluso cuándo se han enviado los documentos.
🟠 Facilita la colaboración: Un sistema de gestión documental permite a los miembros del equipo colaborar y acceder a los documentos relevantes en cualquier momento y lugar.
🟠 Cumplimiento normativo: Muchas industrias están sujetas a regulaciones y requisitos legales en materia de gestión documental. Un sistema eficiente de gestión documental ayuda a cumplir con estos requisitos y evita sanciones o multas.
🟠 Protección de la información: La gestión documental permite controlar el acceso a los documentos sensibles y confidenciales, lo que protege la información de la empresa.
🟠 Aumenta la transparencia y la responsabilidad: La gestión documental permite registrar y rastrear el movimiento de los documentos, lo que aumenta la transparencia y la responsabilidad en la toma de decisiones. Con estos sistemas podrás conocer quién ha enviado qué documento o incluso cuándo se han enviado los documentos.
🟠 Facilita la colaboración: Un sistema de gestión documental permite a los miembros del equipo colaborar y acceder a los documentos relevantes en cualquier momento y lugar.
🟠 Cumplimiento normativo: Muchas industrias están sujetas a regulaciones y requisitos legales en materia de gestión documental. Un sistema eficiente de gestión documental ayuda a cumplir con estos requisitos y evita sanciones o multas.
🟠 Protección de la información: La gestión documental permite controlar el acceso a los documentos sensibles y confidenciales, lo que protege la información de la empresa.
🟠 Reducción de costos: La gestión documental puede ayudar a reducir los costos al eliminar la necesidad de papel y almacenamiento físico, y también al aumentar la eficiencia y la productividad.
Así, la gestión documental es fundamental para asegurar la eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo de una empresa, y para proteger su información valiosa y confidencial.
Cómo llevar a cabo la gestión documental en tu empresa
La gestión documental suena muy bien en teoría… pero en la práctica, ¿cuántas empresas siguen atrapadas entre carpetas compartidas caóticas, documentos duplicados y firmas pendientes en el correo?
Si quieres evitar ese “caos administrativo” (y de paso facilitarle la vida a RR. HH. y Finanzas) necesitas un enfoque estructurado y, sobre todo, escalable.
Entonces, ¿por dónde empezar?
Define qué documentos son realmente relevantes
Antes de pensar en tecnología, nos toca hacer un poco de limpieza estratégica. ¿Qué documentos deben estar accesibles para los empleados? ¿Contratos, políticas internas, certificados, modelo de impuestos?
Tener claro qué se comparte (y con quién) es clave para evitar tanto la sobrecarga de información como los riesgos de compliance.
Implanta un gestor documental con control de acceso y firma digital
Aquí es donde la tecnología va a empezar a marcar diferencias y ayudarte de verdad. Un buen gestor documental no solo digitaliza o almacena archivos: permite que cada empleado acceda únicamente a lo que le corresponde, manteniendo la confidencialidad y el orden.
¿Y la firma de documentos? Integrarla en el propio sistema no es un “extra”, es casi imprescindible. Reduce tiempos, elimina fricción y, seamos sinceros, nos ayuda a olvidarnos del típico (y tedioso) “imprime, firma, escanea”.
Integra el sistema con otros módulos y herramientas
¿Tu gestor documental habla directamente con tu software de nómina? ¿Y con otros programas para recursos humanos?
Si la respuesta es no, seguramente tengas un problema de duplicidad (y probablemente de errores). La integración entre sistemas evita introducir los mismos datos varias veces, mejora la trazabilidad y optimiza procesos clave. En otras palabras: menos trabajo manual, más eficiencia operativa. Qué bien suena.
Gestiona el ciclo de vida del documento (incluida su eliminación)
La gestión documental no termina cuando archivas un documento. De hecho, ahí empieza una parte crítica: su mantenimiento y eventual eliminación.
Cumplir con los plazos legales de conservación (y eliminar de forma segura cuando corresponda, especialmente tras la baja de un empleado) no es opcional ya. Es una cuestión de cumplimiento normativo y de protección de datos.
Configura workflows y alertas inteligentes
¿Cuántas veces se te ha pasado la renovación de un contrato o un documento obligatorio?
Configurar workflows automatizados te permite anticiparte a cualquier problema: recibir alertas cuando un documento está a punto de expirar, asignar tareas automáticamente y mantener todo bajo control sin depender de recordatorios manuales.
Configurar workflows automatizados te permite anticiparte a cualquier problema: recibir alertas cuando un documento está a punto de expirar, asignar tareas automáticamente y mantener todo bajo control sin depender de recordatorios manuales.
En definitiva, una gestión documental eficaz no consiste solo en archivas los documentos en un sistema, y mucho menos en solo digitalizarlos. Sino que, en realidad, se trata de construir un sistema conectado, seguro y automatizado que acompañe todo el ciclo de vida del empleado.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es una herramienta digital que ayuda a gestionar los documentos para que organize, almacene y controle de manera eficiente y segura toda la información y documentación de tus empleados.
Por qué usar un gestor documental
Ahora que sabemos qué es un gestor documental,
Estos gestores documentales deben incluir algunas funciones clave para que sean útiles y efectivas:
🟠 Almacenamiento de documentos: Un lugar centralizado para guardar y acceder a todos los documentos relevantes de la empresa de forma ordenada y bajo carpetas.
🟠 Búsqueda y recuperación: Un motor de búsqueda eficiente que permita a los usuarios encontrar documentos relevantes rápidamente.
🟠 Control de versiones: Un seguimiento y control de las diferentes versiones de un documento para evitar la pérdida de información o la sobrescritura accidental.
🟠 Búsqueda y recuperación: Un motor de búsqueda eficiente que permita a los usuarios encontrar documentos relevantes rápidamente.
🟠 Control de versiones: Un seguimiento y control de las diferentes versiones de un documento para evitar la pérdida de información o la sobrescritura accidental.
🟠 Colaboración en tiempo real: : Herramientas para permitir a los equipos colaborar en documentos y trabajar juntos en tiempo real.
🟠 Firma digital : Implementar la firma digital en cada documento de forma automática es una función que muchos sistemas de gestión documental suelen dejar de lado. Pero lo cierto es que, de esta manera, la empresa y el empleado siempre podrán ver los documentos, sus datos de creación y la firma digital incorporada
🟠 Auditoría y seguimiento : Registro de quién accede a qué documentos y cuándo, para garantizar la transparencia y el cumplimiento con las regulaciones y los requisitos legales.
Ejemplos de gestión documental: el caso de APNABI Autismo Bizkaia
En este caso de estudio que lanzamos, Mireya García, responsable de administración en APNABI, nos contó como un sistema de gestión documental como OpenHR ayudó a su organización en diferentes procesos manuales.
Una de las cuestiones que más destaca es de la plataforma es la comunicación y la parte documental donde el empleado/a tiene todas sus nóminas,el impuesto que necesitan para el IRPF, y la firma digital incluida.
Todo les ha ayudado mucho en la gestión, ordenación y administración de esa información, no solo al equipo de gestión humana sino también al resto de la organización.
El gran salto y ahorro fue a nivel de papel. Ya no archivan, ni imprimen los contratos. Los empleados tampoco tienen que desplazarse a las oficinas centrales para recoger o firmar la documentación.
Así, ya no tienen que preocuparse por saber quién falta o no por firmar. Los informes son bastantes sencillos y útiles para esa gestión administrativa. Tener la nómina y el troceador les permite tener toda la documentación en la misma plataforma.
Descubre más sobre cómo digitalizar la gestión documental de tu empresa y la firma digital de la mano de la experta en People Analytics, Ana Valera
Cómo hacer la gestión de los documentos de tus empleados con un gestor documental
Implementar un gestor documental es una de las mejores opciones de inversión en tu organización. Pero seamos honestos: el verdadero reto no es tener la herramienta… es usarla bien. ¿De qué sirve una solución potente si los documentos siguen perdidos, mal nombrados o sin firmar?
Aquí es donde entra en juego la operativa diaria. Veamos cómo sacarle todo el partido a esta herramienta:
Empieza por subir los documentos con criterio
Puede parecer básico, pero es uno de los errores más comunes. Nombrar correctamente los archivos (contrato_nombre_apellido_fecha, por ejemplo) marca la diferencia entre un sistema usable y un auténtico caos.
¿Te imaginas buscar un contrato urgente y encontrarte con diez versiones de “documento_final_v3”? Exacto… una pesadilla evitable para managers y empleados
Activa permisos y controla el acceso
Seguramente ya puedas intuirlo. No todos los documentos deben estar disponibles para todos los empleados. Configurar los permisos adecuados garantiza confidencialidad y cumplimiento normativo, además de evitar errores humanos.
Un buen sistema te permitirá definir quién ve qué, sin fricciones y con total trazabilidad.
Configura los diferentes workflows desde el principio
¿Quieres eficiencia real? Empieza por automatizar, con sentido, tus procesos.
Activar workflows te permite establecer procesos claros: quién debe revisar, quién firma y en qué orden. Así evitas cuellos de botella y reduces el típico “¿esto en qué punto está?”.
Organiza por temáticas (y piensa en el futuro)
Estructurar las carpetas por categorías (contratos, nóminas, modelos, formación,...) no solo facilita el acceso hoy, sino que prepara tu sistema para escalar mañana.
Porque sí, crecer es genial… hasta que tu estructura documental no aguanta el ritmo.
Digitaliza la firma (individual o en bloque)
La firma digital no es solo una cuestión de comodidad, es un verdadero motor de productividad. Poder enviar documentos para firma individual o masiva agiliza procesos clave y elimina tareas manuales innecesarias.
Además, mejora la experiencia del empleado. Menos fricción, más agilidad.
Mantén todos los documentos organizados en carpetas
Subir documentos en las carpetas correctas parece obvio, pero requiere disciplina. Un sistema bien organizado reduce tiempos de búsqueda, mejora la eficiencia y evita duplicidades.
Aprovecha el buscador y los filtros inteligentes
Cuando el volumen de documentos crece incontrolablemente, el buscador se convierte en tu mejor aliado.
Filtros por tipo de documento, fecha, empleado o estado (firmado/no firmado) permiten encontrar cualquier archivo en segundos. Y eso, en entornos con alta carga administrativa, es oro.
Haz seguimiento y auditorías en tiempo real
¿Quién ha firmado? ¿Cuándo? ¿Qué falta por completar?
Contar con la trazabilidad completa de los documentos no solo facilita el control interno, también es clave para auditorías y cumplimiento. Con toda esta información a un clic podrás respirar profundo, especialmente cuando alguien de compliance te manda un mensaje por Teams.
Forma a tus equipos (de verdad)
Y aquí está el punto que muchas empresas pasan por alto.
Puedes tener el mejor gestor documental del mercado, pero si tu equipo no sabe usarlo correctamente… seguramente no te sirva para cumplir los objetivos.
Invertir en formación, con un equipo de soporte siempre atento, garantiza adopción, maximiza el retorno de la herramienta y evita malas prácticas que, a largo plazo, cuestan tiempo y dinero.
En definitiva, gestionar los documentos de tus empleados con un gestor documental no va solo de tecnología, sino de procesos, hábitos y cultura organizativa.
