Cuando hablamos de control horario (también llamado registro horario) nos referimos a la necesidad que tienen las empresas de registrar el inicio y el fin de la jornada de sus empleados.
O dicho de otro modo, el sistema de fichaje que usan todos los trabajadores para registrar las horas de su jornada laboral.
En este artículo desgranamos algunos de los aspectos clave de la ley en España, cómo cumplirla
Por otra parte, distinguiremos las ventajas y desventajas de este sistema, y nos centraremos en analizar las repercusiones del sistema de control horario con geolocalización y por reconocimiento facial.
Además, hablaremos de las herramientas que las organizaciones tienen a su disposición y que ayudan a recopilar la información de entrada y salida de los trabajadores.
Tabla de contenidos
2. Ley de control horario en España
3. Ventajas de la ley para las empresas
4. Ventajas de la ley para los empleados
5. Puntos clave de la ley de control horario
6. Obligaciones y sanciones que establece la ley
7. El control horario en el resto de Europa
9. Sistemas que no sirven para llevar a cabo el control horario (según la ley)
9.1. Plantillas de hojas de Excel y físicas
10. Sistemas que sirven para llevar el registro horario: un software de control horario
11. Problemáticas del sistema de control horario por geolocalización
12. ¿Cómo se adpata Volkswagen Group Retail a la nueva ley de control horario?
El control horario es la gestión de las horas de inicio y de salida de la jornada del trabajador, sin perjuicio de su propia flexibilidad. De esta manera, tendríamos las horas de trabajo totales que un empleado ha realizado durante un período de tiempo concreto.
Sin embargo, el control horario puede ir más allá de un registro de jornada, pues, además, el control horario te permite gestionar las horas extras de trabajo y realizar una gestión del tiempo maś avanzada de tu equipo.
¿Qué es la ley de control horario en España?
El 12 de marzo de 2019 se publicó en el BOE el decreto referente al registro de jornada de los empleados, una modificación del Estatuto de los Trabajadores realizada por el Real-Decreto-Ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
La nueva ley de control horario en España busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Al igual que, de esta manera, la Inspección de Trabajo, las empresas y la Seguridad Social podrán llevar un mejor y rápido control.
El control horario, en definitiva, pretende gestionar así las horas de inicio y de salida de la jornada del trabajador, sin perjuicio de su propia flexibilidad. De esta manera, tendríamos las horas de trabajo totales que un empleado ha realizado durante un período de tiempo concreto.
El control horario puede ir más allá de un registro de jornada, pues, además, el control horario te permite gestionar las horas extras de trabajo y realizar una gestión del tiempo maś avanzada de tu equipo.
Ventajas para las empresas de cumplir con la ley
Un software de control horario tiene muchas ventajas para la empresa. El primer y más evidente beneficio es el cumplimiento de la ley, tal y cómo vimos en secciones anteriores.
Conocer el índice de absentismo de tu empresa.
Por parte de los responsables de recursos humanos, y managers, esta tecnología representa una parte importante para la gestión del absentismo de nuestra empresa, ya que podemos saber si alguien no está cumpliendo con la jornada laboral y entender los motivos.
Gestionar las horas extras
Estos sistemas ahorran tiempo a la hora de contabilizar las horas extras del equipo. De esta manera, el responsable podrá detectar rápidamente los problemas de una mala planificación del horario que da lugar a un alto índice de rotación de personal.
Conocer las cargas de trabajo de cada empleado
Sirve como base para aliviar las cargas de trabajo mal distribuidas, y también de reconocimiento, ya que puede saberse qué esfuerzo se ha realizado en determinado momento.
Los estudios lo demuestran, los empleados "sobrecargados" rinden menos y se presentan desmotivados.
Integración con herramientas externas
Estos sistemas pueden integrarse con otras herramientas, como los dispositivos físicos de presencia. De esta manera, el responsable podrá tener todos los registros en un mismo lugar.
Realizar una gestión avanzada del tiempo de trabajo
Un software de control horario es capaz de realizar una gestión completa del tiempo de los trabajadores si viene acompañado de un software de gestión de turnos, ausencias y vacaciones, con los que poder realizar los horarios de trabajo. Los responsables podrán ver en un mismo calendario todas las incidencias particulares para realizar una gestión del tiempo más eficiente.
Conocer cuántas horas reales y teóricas de trabajo ha realizado un empleado para ajustar la compensación
Además, toda esta información está a disposición de la gestión de nóminas gracias a la integración con otros softwares específicos para hacer más fácil el gestionar el salario final.
Un software de gestión de control horario podría, por ejemplo, calcular automáticamente los marcajes con las horas reales y teóricas trabajadas sin intervención.
Tener datos más precisos para tomar decisiones
El mayor obstáculo con el que se encuentran las empresas, es no contar con datos exactos y objetivos que le permitan entender la dinámica de trabajo, por lo que no pueden tener oportunidad de mejorar y de actuar en consecuencia.
Evitar multas
Cumpliendo con el control horario, las empresas evitarán las diferentes multas que impone la ley (sigue leyendo un poco más abajo para saber más acerca de estas obligaciones). tal vez, esta sea una de las ventajas más claras para cumplir con la ley, especialmente para los equipos financieros....
Ventajas para los empleados de la nueva ley de control horario
Además, estos sistemas cuentan con beneficios para los empleados también. Aunque pueda parecer pesado hacerlo cada día, fichar en el trabajo puede ser más beneficioso de lo que pareciera a simple vista. (Incuso existen ya software que fichar es cuestiónn de darle, literalmente, a un botón)
Mejor gestión del tiempo personal
Si los empleados tienen una visibilidad clara de las horas que pasan trabajando y saben exactamente cuánto tiempo han pasado en la oficina, pueden organizar y ganar control sobre su jornada laboral.
Tomar medidas en caso de que las horas extras no se hayan pagado
Lo bueno de saber cuánto tiempo has pasado trabajando de más, permite conocer al empleado si está realizando horas extras que la empresa no le está pagando y tomar medidas al respecto.
Mejora en las formas de trabajar
También es cierto que si la empresa cuenta con datos precisos acerca de los niveles de productividad de cada trabajador, puede ajustar sus métodos de trabajo y realizar una gestión por objetivos más adecuada y cercana a la realidad.
Esto solo es posible si la empresa es capaz de unir el control horario con partes de trabajo o un sistema de gestión de projectos.
Facilita la conciliación real
Esto es especialmente claro en entornos híbridos o flexibles. Si alguien (sabe que) trabaja un día más tiempo, puede ahora tener la posibilidad de compensarlo con otro. Si necesita ajustar su jornada por motivos personales, consigue más trazabilidad.
Sin datos, esta flexibilidad es difusa. Con datos, la flexibilidad es mucho más fácil de gestionar. Obviamento, esto es solo posible en entornos donde las empresas de verdad apuesten por políticas más abiertas y ágiles.
Ayuda a la desconexión laboral
Desde el punto de vista del trabajador, un control horario puede ayudar a mejorar la Experiencia del Empleado al establecerse una jornada de trabajo en la que el empleado sabe si está trabajando más horas de las que debería. Esto ayuda además a la desconexión digital.
Esto es especialmente importante en tiempos de teletrabajo, cuando en algunas ocasiones la jornada laboral se ha hecho interminable al no saber bien conciliar la vida laboral y el ocio.
Algunos puntos claves que contempla la ley
🟠 El control horario establece actualmente que los trabajadores a tiempo parcial no podrán realizar horas extraordinarias a excepción de casos extraordinarios (como prevenir o reparar siniestros, daños urgentes y extraordinarios.
🟠 Las empresas tendrán la obligación de llevar a cabo la jornada independientemente del tipo de contrato que tenga el empleado.
🟠 Los resúmenes de las horas trabajadas tendrán que ser guardadas por la empresa durante un plazo mínimo de 4 años.
🟠 La jornada de trabajo tendrá que ser registrada día a día, sumándose al final del mes el total de horas.
🟠 Tanto los empleados como los sindicatos tendrán que estar al tanto de las horas trabajadas registradas, junto al cómputo de las horas complementarias realizadas por el trabajador.
🟠 Las empresas tendrán la obligación de llevar a cabo la jornada independientemente del tipo de contrato que tenga el empleado.
🟠 Los resúmenes de las horas trabajadas tendrán que ser guardadas por la empresa durante un plazo mínimo de 4 años.
🟠 La jornada de trabajo tendrá que ser registrada día a día, sumándose al final del mes el total de horas.
🟠 Tanto los empleados como los sindicatos tendrán que estar al tanto de las horas trabajadas registradas, junto al cómputo de las horas complementarias realizadas por el trabajador.
Obligaciones y sanciones de la ley
Desde la publicación en el BOE de esta ley el 12 de marzo de 2019, y su entrada en vigor a partir de mayo de ese mismo año, numerosas empresas han sido ya sancionadas por no llevar a cabo correctamente el registro de jornada. El inspector puede llegar incluso a solicitar los registros horarios con carácter retroactivo hasta la fecha de vigencia de la ley.
El incumplimiento de la obligación del registro de horas trabajadas supone una infracción que conlleva una sanción para la empresa.
En este sentido, y basándonos en la Ley de infracciones y sanciones del orden social, las infracciones, dependiendo del tipo al que correspondan, pueden oscilar entre 60 y 625 euros, las graves entre 625 y 6.250 y las muy graves de 6.250 a 187.515.
Las razones de estas sanciones pueden derivarse de algunos acciones:
🟠 La inexistencia de un sistema que permita el control horario de los trabajadores.
🟠 Modificar las horas de trabajo extraordinarias realizadas bajo otros conceptos salariales
🟠 La no comunicación de las horas trabajadas y las horas extraordinarias ni al comité de empresa, a los sindicatos o a los propios trabajadores.
🟠 Modificar las horas de trabajo extraordinarias realizadas bajo otros conceptos salariales
🟠 La no comunicación de las horas trabajadas y las horas extraordinarias ni al comité de empresa, a los sindicatos o a los propios trabajadores.
Estas sanciones, además, se han visto multiplicadas debido al efecto del teletrabajo. El Ministerio ha sancionado con más de 16 millones por irregularidades en el registro horario entre los años 2020 y 2021.
Descubre en este video todo acerca de la normativa sobre el control horario de la mano de nuestra experta en People Analytics, Ana Valera.
El control horario en el resto de Europa
¿Cómo gestionan en otros países el control horario?
Las empresas alemanas están obligadas a registrar las horas de trabajo extraordinarias de los empleados, ofreciendo evidencias así de que cumplen la legislación establecida por el German Working Act.
A pesar de que no están obligados a informar a los sindicatos o representantes de los trabajadores, sí que es necesario registrar las jornadas que sobrepasan las 8 horas de trabajo.
Además, los empleados no pueden trabajar más de 10 horas por turno, y tendrán derecho a un descanso de 15 minutos después de las 6 horas seguidas de trabajo.
En Italia la jornada laboral es obligatoria controlarla, al igual que el registro de las ausencias, los días de vacaciones y las horas extraordinarias. El empleador podrá controlar la jornada de los empleados como lo estime oportuno, siempre y cuando respete la libertad y la privacidad de los trabajadores.
Con el auge del teletrabajo, la ley se adaptó a las nuevas formas de control en remoto del trabajador. Así, la ley comenzó a regular los instrumentos para llevar a cabo el control horario, como cámaras de video, ordenadores personales, móviles inteligentes…
En cualquier caso, la privacidad y la seguridad del empleado prevalecían a la hora de usar estos instrumentos, y los empleadores sólo podían disponer de ellos en casos relacionados con el trabajo.
Los trabajadores noruegos están obligados a ofrecer a los empleados un acceso a sus horas de trabajo, con las variaciones y desviaciones correspondientes de tiempo. De esta forma, el empleado podrá comprobar rápidamente y en tiempo real quién está alargando su jornada laboral, quién llega tarde, o cualquier imprevisto que pudiera surgir durante la jornada laboral.
Sabemos de la importancia que tiene para los noruegos temas como la igualdad, el descanso, o la conciliación laboral. Por esta razón, el control horario de los trabajadores es utilizado por las organizaciones para ayudar a establecer y diferenciar las horas de trabajo de las de ocio.
Además, la flexibilidad de un software que pueda importar a la gestión de nómina puede ayudar a que los empleados noruegos puedan cobrar exactamente lo que han trabajado teniendo en cuenta las horas extras que hayan realizado.
En Suiza, la ley obliga a documentar por un período de 5 años todo lo relacionado con la gestión del tiempo de los trabajadores (horas de trabajo diarias y semanales de los empleados, el cálculo de días libres y los descansos de media hora o más por cada jornada de trabajo).
Durante este período, la empresa debe conservar toda la documentación relativa a la jornada laboral; en caso contrario, la organización se enfrentaría a posibles sanciones, que van desde una advertencia hasta una multa.
En los casos más extremos, en caso de peligrar la vida del empleado, la ley incluso establece el cierre de la empresa.
Sistemas que no sirven para llevar a cabo el control horario (según la ley)
Un sistema de control horario ayudará a supervisar y registrar las horas trabajadas de los empleados de tu empresa. El objetivo último de todos los sistemas a nuestra disposición para contabilizar el número de horas trabajadas por cada persona.
De esta forma, se podrán controlar aspectos clave como las ausencias, la puntualidad o cualquier otra incidencia durante la jornada.
En la actualidad existen diferentes tipos de sistemas de control horario: desde las hojas para firmar, pasando por máquinas de fichar, sistemas biométricos o un software de control horario.
Repasamos algunos de ellos.
Plantillas de Hojas de Excel y físicas:
Al inicio de los procesos de control horario nos encontramos con hojas físicas donde el trabajador apunta su hora de inicio y de salida del trabajo. El principal inconveniente con respecto a este proceso es la necesidad de encontrar un espacio seguro donde guardar toda la documentación que se necesita (en el caso de España durante 4 años como mínimo).
Este sistema, además, no solo ocupa espacio, sino que también supone un perjuicio para el medio ambiente.
Las hojas de Excel son uno de los sistemas más extendidos por los departamentos de recursos humanos. Es una solución práctica y económica, pero que requieren de revisiones periódicas para evitar errores y falsificaciones si se comparte.
Además, es una solución insostenible para una empresa que tiene a empleados en teletrabajo, en un sistema híbrido, o tiene muchos cambios en la plantilla.
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Máquinas de fichar
Las máquina de fichar informatizadas suponen un sistema más moderno de control horario, que se empezó a usar por muchas empresas en cualquier sector. Este tipo de sistema permite controlar de una manera eficiente la jornada laboral de los trabajadores y las horas extras realizadas.
Sin embargo, y a pesar de las actualizaciones que les fueron aplicando, estos sistemas no se pueden adaptar a los nuevos modelos de trabajo híbridos, y no serían de gran utilidad para controlar la jornada del teletrabajador. Junto a esto, los altos costos de implantación y mantenimiento, han terminado por dejarlos en desuso.
Además, según la nueva ley de fichaje digital obligatorio, este sistema no cunpliría con la obligación de que los fichajes se realizen mediante herramientas digitales.
Sistemas biométricos
De todos los sistemas para control horario, es, sin duda, el más sofisticado. Aplicadas a temas de asistencia, estas nuevas tecnologías utilizan el reconocimiento de los rasgos físicos, la voz, el iris o la huella dactilar, para verificar la entrada y salida de los trabajadores.
Este tipo de sistemas se suele utilizar en empresas que necesitan un nivel de seguridad mayor, ya que garantizan que nadie ajena al edificio pueda acceder. Sin embargo, su elevado precio supone uno de los principales inconvenientes.
Hoy en día, su uso se ha extendido por todo el mundo, al igual que la crítica hacia ella. IBM, Amazon y Microsoft anunciaban cada uno su intención de dar un paso atrás en la comercialización y fabricación de sus sistemas de reconocimiento facial.
Las razones son muchas, entre ellas la demostración empírica por parte de algunos estudios que mostraron que estos sistemas eran mucho menos precisos con los rostros de mujeres negras que con los de hombres blancos, lo que ponía de manifiesto los sesgos humanos intervinientes en la programación de estos sistemas. Cuestiones éticas que estos sistemas de fichaje obligan a resolver.
Sistemas que sirven gestionar el registro horario: un software de control horario
Un software de control horario es un programa informático que puede adaptarse al tamaño de la empresa y a cualquier dispositivo (tablet, móvil u ordenador). Es la solución más completa actualmente para la gestión del control horario, ya que cuenta con una serie de funcionalidades y características que satisfacen muchas de las necesidades del sector.
Un software de control horario favorece la autogestión, y por lo tanto el teletrabajo. Además, los empleados pueden registrar fácilmente su jornada y ver cuánto tiempo ha durado su jornada laboral o si se han excedido.
Por otra parte, un software de registro de jornada ofrece una serie de funcionalidades adicionales que permiten a los responsables hacer una gestión del tiempo más completa, como utilizar un sistema de geolocalización, fichajes masivos, o la posibilidad de añadirles funciones como el control de vacaciones o ausencias, o la gestión de turnos.
De esta manera, el responsable podrá simplificar, analizar y verificar y cambiar con el objetivo de realizar una gestión más completa del tiempo de los empleados.
Analizamos a continuación más características y ventajas de estos sistemas de control horario.
Problemáticas del sistema de control horario por geolocalización
A la hora de realizar el control horario, los responsables se enfrentan a diferentes problemáticas que deben saber afrontar, entre estas, el de preservar la intimidad de sus propios trabajadores. Especialmente en los casos en los que la empresa opta por hacerse con una solución con geolocalización para organizar el registro horario, para lo cual la empresa se encuentra legitimada en virtud del artículo 20, punto 3. del E.T.:
“El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”.
Si bien registrar la ubicación de los empleados que se encuentren desplazados por motivos de trabajo puede convertirse en una opción alineada con los intereses de la organización, el uso excesivo y desproporcionado de dicha tecnología podría poner de manifiesto un caso de abuso empresarial.
En todo caso, se hace necesario que la empresa informe de la existencia de cualquier sistema de control, además del uso, los derechos de acceso y rectificación de los mismos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 90 de la LOPDGDD,
¿Quieres leer el post que escribimos sobre el sistema de fichaje por geolocalización?
En el caso del uso de dispositivos móviles del trabajador para el control horario, las sentencias en el Caso Telepizza (2019) nos aclaran que imponer esta obligación por parte del empresario al trabajador, sin contar con su expresa autorización, podría suponer un manifiesto abuso de derecho empresarial, más que el propio tratamiento de los datos.
¿Cómo se adapta Volkswagen Group Retail a la nueva ley de control horario?
En este caso de estudio, os mostraremos cómo Volkswagen Group Retail Spain confió en OpenHR para digitalizar sus recursos humanos.
Toni Montoliu, RRLL National Manager en Volkswagen Group Retail Spain, nos cuenta el papel que jugó la tecnología a la hora de gestionar la presencia de los empleados, o el uso que han hecho del Portal del Empleado.
Para el grupo no se trata de un mero sistema de gestión de presencia solo para cumplir con la Ley y fichar la entrada y salida del empleado. Se trata de un sistema que no solo controla la presencia del empleado, es un sistema que regula y gestiona todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.
Además de gestionar el fichaje del empleado se gestionan las vacaciones, los
permisos, las licencias, conversiones de horas de presencia en horas de trabajo efectivo, compensaciones de horas de trabajo en horas de descanso alternativo.
permisos, las licencias, conversiones de horas de presencia en horas de trabajo efectivo, compensaciones de horas de trabajo en horas de descanso alternativo.
Descubre más sobre la experiencia de Volkswagen con OpenHR aquí.
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