A primera vista, WhatsApp parece la herramienta perfecta: todos/as la usamos, es rápida, es gratuita y, sobre todo, ya está instalada en prácticamente cualquier teléfono. Así, se estima que alrededor de tres billones (¡¡!!) de usuarios acceden mensualmente a su cuenta de Whatsapp, y es la app de mensajería instantánea más popular fuera de Estados unidos.
En realidad, en Recursos Humanos, donde la precisión, la seguridad y la confianza importan tanto como la velocidad, WhatsApp puede ser ese atajo que empieza siendo útil y termina provocando más problemas de los que resuelve.
La falsa sensación de tener “todo en uno”
WhatsApp da la impresión de ser la plataforma que te proporciona todo en una sola: manda mensajes, comparte documentos, permite videollamadas e incluso notas de voz...
Ahora para un momento. Piénsalo, realmente no actúa como un gestor documental para tu empresal. No te permite organizar la información, segmentarla por roles o grupos de trabajo, y mucho menos, hacer que firmen cualquier papel.
Tampoco sirve como una herramienta de encuestas que te permita analizar resultados, lanzarla en el momento preciso o a un grupo concreto.
Por supuesto, no sirve como red social interna donde los empleados/as pueden ver las últimas novedades de la empresa. Y, sobre todo, no se integra con ningún otro sistema de RRHH. Al final, lo que se manda en WhatsApp se queda atrapado en WhatsApp, y luego, nunca encuentras cuando realmente las necesitas.
La línea borrosa entre trabajo y vida personal
Seamos sinceros, para los empleados, recibir instrucciones, documentos o recordatorios en el mismo lugar donde hablan con su familia crea una mezcla incómoda: ¿es este mensaje urgente o puedo dejarlo para después? ¿estoy “siempre disponible” porque mi móvil está siempre conmigo?
Al fin y al cabo la pregunta está en dónde establecemos la diferencia entre la vida laboral y personal, o la necesaria conciliación laboral.
¿Y para los candidatos? Enviar información profesional por un canal tan personal puede resultar invasivo, poco serio y hasta poco transparente (¿dónde queda registrada y cómo se gestiona toda esa información?) Yo, personalmente, nunca contesté cuando el reclutador me contactaba por ese canal.
Hablemos del elefante en la habitación: la seguridad
WhatsApp es seguro… hasta donde puede serlo una herramienta pensada solo para uso personal. Pero en el mundo de RRHH manejamos datos sensibles: documentos de identidad, CV, información contractual, incluso datos médicos o financieros.
Usar WhatsApp para esto es puede funcionar un día, pero no es responsable ni sostenible. ¿Por qué? Te lo resumo en 4 puntos muy claros:
# No hay control administrativo sobre los datos.
# No puedes gestionar accesos por roles.
# No puedes evitar ni controlar que un empleado elimine información clave.
# No puedes garantizar que los datos no terminen en el dispositivo no adecuado.
# No puedes gestionar accesos por roles.
# No puedes evitar ni controlar que un empleado elimine información clave.
# No puedes garantizar que los datos no terminen en el dispositivo no adecuado.
En temas de IT, las empresas necesitan auditoría, trazabilidad, permisos, limpieza de datos… y nada de eso vamos a encontrarlo en WhatsApp (realmente porque no fue diseñado para tu comunicación interna).
Cuando la herramienta deja de acompañar el ritmo del negocio
WhatsApp puede medio funcionar cuando el equipo cabe en una mesa: 5, 8, quizá 10 personas. Un grupo, dos como mucho, todos se conocen por nombre y el volumen de mensajes aún no es una pesadilla.
Pero… ¿qué pasa cuando la empresa empieza a crecer de verdad?
Cuando ya sois 50, 80 o más, o cuando aparecen nuevas sedes, grupos de trabajo y turnos, WhatsApp deja de ser algo práctico y se convierte en una torre del Jenga apunto de venirse abajo.
Y los síntomas son fáciles de reconocer:
# Los mensajes importantes se pierden entre notas de voz eternas y gifs “simpáticos” (todos los mensajes lucen igual, sin segmentar, y al principio hacen gracia… hasta que los empleados se vuelven locos buscando).
# Grupos duplicados. Tareas duplicadas. Instrucciones duplicadas. Resultado: confusión multiplicada.
# Nadie sabe cuál es el grupo dedicado para cada cosa dentro de la empresa
# Los nuevos empleados entran y salen sin control ni posibilidad de anális. Un pequeño caos operativo que pasa factura a la larga
# La información no fluye: simplemente se dispersa.
Resumiendo, ese canal que parecía simple y rápido termina convertido en un ruido blanco donde lo relevante se diluye. Y cuando la comunicación se diluye… también lo hace la eficiencia y el desempeño.
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Resoluciones que frenan el uso de dispositivos personales
Usar el móvil personal de un empleado para cuestiones laborales no solo puede generar malestar y difumina los límites entre vida y trabajo… también puede convertirse en un problema legal serio. Y las resoluciones recientes lo están dejando cristalino.
Pongamos un ejemplo muy ilustrativo, el Expediente Nº EXP202405912 – AEPD:
Una empresa decidió compartir el número personal de una trabajadora con el resto del equipo, asumiendo que ese sería su número para temas laborales. La empleada empezó a recibir llamadas constantes. Cuando pidió explicaciones, la empresa justificó que “era la única forma de contactarla porque el email fallaba”.
Pero la cosa no quedó ahí. La compañía también utilizó su número y correo personal para crear una cuenta de recuperación, todo ello sin consentimiento. La situación no terminó del todo bien: 6.000 € de sanción.
¿Por qué? Porque no existía base legal para tratar esos datos ni autorización alguna que justificara el uso de sus dispositivos personales para actividades laborales.
La conclusión es clara: El uso del número personal no es un “atajo práctico”. Es un riesgo legal. Y cada vez más resoluciones lo están dejando por escrito.
Entonces… ¿qué es lo que realmente necesitan los manágers y HR para la comunicación?
Porque, seamos honestos: la comunicación en RR. HH. no va de enviar mensajitos. Va de operar un negocio sin perder control, visibilidad ni seguridad. Y para eso necesitas algo más que un grupo con icono verde.
Lo esencial en comunicación para RR. HH. incluye:
# Integración con otros sistemas de gestión (ERP, nóminas, turnos, proyectos… todo conectado, todo ordenado).
# Gestión centralizada de documentos, sin PDFs perdidos en el chat
# Roles y permisos claros, para que cada uno vea solo lo que debe ver.
# Auditoría y trazabilidad, porque “yo juraría que lo envié” no sirve ante un auditor.
# Mensajería profesional sin invadir la vida personal, adiós al “¿por qué me escribe mi jefe un sábado?”.
# Canales específicos para candidatos, donde puedan ver sus avances, las distintas fases o información relativa a su empresa.
# Escalabilidad real, que no haya que rehacer todo cuando paséis de 40 a 400 empleados.
RRHH: necesita una herramienta diseñada para trabajar, no una pensada para compartir memes.
En resumen, necesitan un software de recursos humanos (como OpenHR) que les ayude a integrar su comunicación interna en una plataforma segura y personalizable.
Sí, WhatsApp representa el camino rápido. Pero cuando hablamos de tu empresa, tus procesos y, sobre todo, tus datos, el camino rápido suele ser el menos seguro.
Porque la comunicación interna no es un atajo: es parte de tu infraestructura. Y como cualquier infraestructura, debe ser sólida, escalable y lista para acompañarte hoy, mañana y dentro de tres sedes más.
