Reuniones one to one: qué son y consejos para prepararlas

Según el informe Total Value Index, el 64% de las organizaciones no es capaz de resolver los problemas que surgen de manera rápida. Además, en el 59% de los casos no existen canales de comunicación efectivos.

¿Por qué ocurre esto? Tal vez las organizaciones aún desconocen los beneficios globales de una reunión “one to one” y cómo puede mejorar la comunicación y productividad de tu equipo.

En este artículo indagaremos un poco en qué es una reunión 1:1, cómo afrontarla y qué ventajas puede aportar a la empresa. Te mostramos, además, varios ejemplos de preguntas que puedes hacer a la hora de afrontarlas.

¿Qué es una reunión One to One?

Las reuniones one to one son aquellas en conversaciones entre los responsables y empleados, donde tienen la oportunidad de expresar prioridades y los objetivos de forma clara.

Este tipo de reuniones deben estar centradas en el empleado y en las metas u objetivos que pueda presentar el responsable.

Con este tipo de reuniones se pueden prevenir algunos problemas internos y evitar inconvenientes durante todo el ciclo de vida del empleado.

Es bueno plantear como mínimo cada 15 días este tipo de reuniones, y no sobrepasar la hora en las reuniones.

Aunque también depende del tipo de reunión que hayamos acordado.

Tipos de reuniones one to one

Existen tres tipos de reuniones one to one

Reuniones one to one de seguimiento

Las reuniones de seguimiento tienen como objetivo saber si el equipo está cumpliendo los plazos de los diferentes proyectos o si existe algo que los pueda estar bloqueando

Reuniones one to one para gestionar problemas

El objetivo de estas reuniones es abordar y gestionar algún problema concreto ocurrido con un empleado. Conviene no abusar de estas reuniones o irían perdiendo su valor poco a poco.

Reuniones one to one para nuevos proyectos

Aunque exista una concepción más o menos general de que las reuniones one to one solo pueden darse cuando algo negativo ha ocurrido, este tipo de reuniones debe producirse para que el manager y el empleado discutan nuevos proyectos.

Una promoción, por ejemplo, puede ser un gran ejemplo que puede tratarse en estas reuniones..

Ventajas de las reuniones one to one

Algunos de los beneficios que las empresas puedan conseguir depende en gran medida de este tipo de reuniones y de su integración en el día a día.

Entre las ventajas que se pueden obtener están:

🟠 Un equipo más productivo.

🟠 Introducir la empatía en el equipo de trabajo.

🟠 Los responsables podrán entender problemas que surgen en la empresa en el día a día.

🟠 Gran capacidad para comunicarse con el equipo.

🟠 Favorece el desempeño laboral y el ambiente de trabajo.

Cómo preparar una reunión one to one.

Al final, quien está en desacuerdo con este tipo de reuniones para dar feedback a los empleados, al final se percata de su necesidad. Muchas veces se posicionan en contra porque simplemente no saben desarrollarlas.

Algunas formas de poder llevarlas a cabo son:

Crear un espacio apropiado para las reuniones

Siempre es bueno crear o tener este tipo de reuniones en un ambiente de confianza, deben ser un entorno seguro y privado y siempre respetar la confianza entre el empleado y el responsable.

Pon al empleado en el foco

Siempre se recomienda destinar el mayor porcentaje de enfoque en estas reuniones a escuchar al empleado y el restante a la intervención del responsable en el diálogo. Es bueno tener en cuenta que estas reuniones serán útiles si aportan algo relevante al empleado.

Mantén reuniones cortas

Siempre es bueno tener estas reuniones con un máximo de una hora , pueden ser una vez a la semana o quincenal. Todo va a depender del workflow de cada empresa, del empleado y su responsable.

Actúa siempre con respeto

Durante las reuniones debe prevalecer siempre el respeto y la empatía. El empleado debe sentir que puede hablar sinceramente con su responsable y va a ser respetado en todo momento.

Asegúrate de tener todos los datos

Gracias a la tecnología, no tendrás que ir a las reuniones sin saber exactamente qué es lo que ha ocurrido y a qué problemáticas nos enfrentamos. Las herramientas de evaluación del desempeño y las encuestas de recursos humanos nos ayudan a conocer más en profundidad y afrontar cualquier cuestión, ya que tendremos la información precisa que nos hará decir y tomar las decisiones más objetivas.

Establece reuniones cada 15 día mínimo

Es importante que los mánagers establezcan reuniones semanales o cada dos semanas con el equipo, y así conocer de primera mano cómo van los proyectos, si se cumplen los plazos o si existe alguna duda o problema que pueda estar interfiriendo en los objetivos.

Ten preparada la herramienta para tomar notas

Es fundamental que tengamos un sistema en el que los mánagers puedan tomar notas para saber de qué se ha hablado y cuáles son los siguientes pasos o proyectos en los que el empleado trabajará.

Cosas que no se deben hacer en las reuniones one to one.

🟠 No hablar solo de trabajo: las conversaciones deben ser fluidas y además de tocar temas de trabajo , tocar temas que apoyen al empleado y aumente su productividad.

🟠 No saltar reuniones: se debe intentar en la medida de la posible no cancelar las reuniones, ya que los empleados pueden pensar que no son prioridad para su empresa.

Todas las reuniones deben agendarse con antelación, discutir la hora y el lugar preciso para que ambos, tanto el trabajador como el responsable puedan asistir sin problemas.

🟠 No perder tiempo: aunque las reuniones pueden tener un máximo de una hora, se debe ser preciso y aprovechar cada momento para obtener soluciones frente a los problemas.

🟠 No terminar reuniones sin tener una hoja de ruta y unos objetivos: siempre se debe tratar todas las tareas pendientes y no terminar las reuniones sin tocar todos los temas a tratar. Será positivo salir de la reunión con un plan que después podamos monitorizar para comprobar si se está cumpliendo.

Preguntas frecuentes que puedes hacer durante las reuniones one to one

En este apartado encontrarás ejemplos de preguntas que puedes realizar en tus reuniones. Si te cuesta afrontarlas y no sabes qué puedes preguntar a tus empleados, ¡no dudes en seguir leyendo!

Para entrar en confianza:

¿Cómo estás?

¿Qué tal el día?

¿Qué tal las vacaciones?

Para saber si el equipo está motivado:

¿Estás en el proyecto que esperas?

¿Cómo te trata el equipo?

¿Estás contento con este proyecto? ¿Por qué?

¿Cual es el mayor logro que quieres lograr en la empresa?

Para dar y recibir retroalimentación:

¿Que ayuda esperas de mí como tú responsable/jefe?

¿Hay algo que pueda frenarte para cumplir con los objetivos del proyecto?

¿En qué parte del trabajo crees que puedes mejorar?

¿Mi forma de trabajo te ayuda a ser más productivo?

Las reuniones one to one son una herramienta clave para la mejora de la comunicación y un buen flujo de trabajo, lograr empleados felices y obtener mayor retención del talento.