Cuando hablamos de control horario (que no registro horario) nos referimos a la necesidad que tienen las empresas de registrar el inicio y el fin de la jornada de sus empleados. O dicho de otro modo, el sistema de fichaje que usan todos los trabajadores para registrar las horas de su jornada laboral.
En este artículo desgranamos algunos de los aspectos clave de la ley en España, y en algunos países de Europa.
Por otra parte, distinguiremos las ventajas y desventajas de este sistema, y nos centraremos en analizar las repercusiones del sistema de control horario con geolocalización y por reconocimiento facial.
Además, hablaremos de las herramientas que las organizaciones tienen a su disposición y que ayudan a recopilar la información de entrada y salida de los trabajadores.
Tabla de contenidos
1.¿Qué es el control horario de los trabajadores?
2.Ley de control horario en España
3. Obligaciones y sanciones que establece la ley
4. El control horario en el resto de Europa
5. Beneficios de un sistema de control horario
6. Sistemas para llevar a cabo el control horario
6.1. Plantillas de hojas de Excel y físicas
6.4. Software de control horario
7. Problemáticas del sistema de control horario por geolocalización
8. Ejemplo de gestión de la presencia de los trabajadores: El caso de Volkswagen Group Retail
9. Las 8 mejores aplicaciones de control horario para tu empresa
1.¿Qué es el control horario de los trabajadores?
El control horario de los trabajadores, o control de presencia, es, básicamente, contabilizar las horas de inicio y de salida de la jornada del trabajador, sin perjuicio de su propia flexibilidad. De esta manera, tendríamos las horas de trabajo totales que un empleado ha realizado durante un período de tiempo concreto.
Sin embargo, el control horario puede ir más allá de un registro de jornada, pues, además, el control horario te permite gestionar las horas extras de trabajo y realizar una gestión del tiempo maś avanzada de tu equipo.
2. Ley de control horario en España
El 12 de marzo de 2019 se publicó en el BOE el decreto referente al registro de jornada de los empleados, una modificación del Estatuto de los Trabajadores realizada por el Real-Decreto-Ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
Actualmente, la ley vigente establece algunos puntos clave que debemos conocer como empresa:
- El control horario establece actualmente que los trabajadores a tiempo parcial no podrán realizar horas extraordinarias a excepción de casos extraordinarios (como prevenir o reparar siniestros, daños urgentes y extraordinarios.
- Las empresas tendrán la obligación de llevar a cabo la jornada independientemente del tipo de contrato que tenga el empleado.
- Los resúmenes de las horas trabajadas tendrán que ser guardadas por la empresa durante un plazo mínimo de 4 años.
- La jornada de trabajo tendrá que ser registrada día a día, sumándose al final del mes el total de horas.
- Tanto los empleados como los sindicatos tendrán que estar al tanto de las horas trabajadas registradas, junto al cómputo de las horas complementarias realizadas por el trabajador.
2. Obligaciones y sanciones
Desde la publicación en el BOE de esta ley el 12 de marzo de 2019, y su entrada en vigor a partir de mayo de ese mismo año, numerosas empresas han sido ya sancionadas por no llevar a cabo correctamente el registro de jornada. El inspector puede llegar incluso a solicitar los registros horarios con carácter retroactivo hasta la fecha de vigencia de la ley.
El incumplimiento de la obligación del registro de horas trabajadas supone una infracción que conlleva una sanción para la empresa.
En este sentido, y basándonos en la Ley de infracciones y sanciones del orden social, las infracciones, dependiendo del tipo al que correspondan, pueden oscilar entre 60 y 625 euros, las graves entre 625 y 6.250 y las muy graves de 6.250 a 187.515.
Las razones de estas sanciones pueden derivarse de algunos acciones:
- La inexistencia de un sistema que permita el control horario de los trabajadores.
- Modificar las horas de trabajo extraordinarias realizadas bajo otros conceptos salariales
- La no comunicación de las horas trabajadas y las horas extraordinarias ni al comité de empresa, a los sindicatos o a los propios trabajadores.
Estas sanciones, además, se han visto multiplicadas debido al efecto del teletrabajo. El Ministerio ha sancionado con más de 16 millones por irregularidades en el registro horario entre los años 2020 y 2021.
3. El control horario en el resto de Europa
¿Cómo gestionan en otros países el control horario?
Las empresas alemanas están obligadas a registrar las horas de trabajo extraordinarias de los empleados, ofreciendo evidencias así de que cumplen la legislación establecida por el German Working Act. A pesar de que no están obligados a informar a los sindicatos o representantes de los trabajadores, sí que es necesario registrar las jornadas que sobrepasan las 8 horas de trabajo. Además, los empleados no pueden trabajar más de 10 horas por turno, y tendrán derecho a un descanso de 15 minutos después de las 6 horas seguidas de trabajo.
En Italia la jornada laboral es obligatoria controlarla, al igual que el registro de las ausencias, los días de vacaciones y las horas extraordinarias. El empleador podrá controlar la jornada de los empleados como lo estime oportuno, siempre y cuando respete la libertad y la privacidad de los trabajadores.
Con el auge del teletrabajo, la ley se adaptó a las nuevas formas de control en remoto del trabajador. Así, la ley comenzó a regular los instrumentos para llevar a cabo el control horario, como cámaras de video, ordenadores personales, móviles inteligentes…
En cualquier caso, la privacidad y la seguridad del empleado prevalecían a la hora de usar estos instrumentos, y los empleadores sólo podían disponer de ellos en casos relacionados con el trabajo.
Los trabajadores noruegos están obligados a ofrecer a los empleados un acceso a sus horas de trabajo, con las variaciones y desviaciones correspondientes de tiempo. De esta forma, el empleado podrá comprobar rápidamente y en tiempo real quién está alargando su jornada laboral, quién llega tarde, o cualquier imprevisto que pudiera surgir durante la jornada laboral.
Sabemos de la importancia que tiene para los noruegos temas como la igualdad, el descanso, o la conciliación laboral. Por esta razón, el control horario de los trabajadores es utilizado por las organizaciones para ayudar a establecer y diferenciar las horas de trabajo de las de ocio.
Además, la flexibilidad de un software que pueda importar a la gestión de nómina puede ayudar a que los empleados noruegos puedan cobrar exactamente lo que han trabajado teniendo en cuenta las horas extras que hayan realizado.
En Suiza, la ley obliga a documentar por un período de 5 años todo lo relacionado con la gestión del tiempo de los trabajadores (horas de trabajo diarias y semanales de los empleados, el cálculo de días libres y los descansos de media hora o más por cada jornada de trabajo). Durante este período, la empresa debe conservar toda la documentación relativa a la jornada laboral; en caso contrario, la organización se enfrentaría a posibles sanciones, que van desde una advertencia hasta una multa. En los casos más extremos, en caso de peligrar la vida del empleado, la ley incluso establece el cierre de la empresa.
5. Beneficios de un sistema de control horario
Un software de control horario tiene muchas ventajas para la empresa. El primer y más evidente beneficio es el cumplimiento de la ley, tal y cómo vimos en secciones anteriores.
Conocer el índice de absentismo de tu empresa.
Por parte de los responsables de recursos humanos, y mánagers, esta tecnología representa una parte importante para la gestión del absentismo de nuestra empresa.
Gestionar las horas extras.
Supone un ahorro de tiempo a la hora de contabilizar las horas extras del equipo. De esta manera, el responsable podrá detectar rápidamente los problemas de una mala planificación del horario que da lugar a un alto índice de rotación de personal.
Conocer las cargas de trabajo de cada empleado.
Sirve como base para aliviar las cargas de trabajo mal distribuidas, y también de reconocimiento, ya que puede saberse qué esfuerzo se ha realizado en determinado momento.
Integración con herramientas externas.
Estos sistemas pueden integrarse con otras herramientas de control horario, como los controles biométricos de entrada y salida. De esta manera, el responsable podrá tener todos los registros.
Realizar una gestión avanzada del tiempo de trabajo.
Un software de control horario es capaz de realizar una gestión completa del tiempo de los trabajadores si viene acompañado de un software de gestión de turnos, ausencias y vacaciones, con los que poder realizar los horarios de trabajo. Los responsables podrán ver en un mismo calendario todas las incidencias particulares para realizar una gestión del tiempo más eficiente.
Conocer cuántas horas reales y teóricas de trabajo ha realizado un empleado.
Además, toda esta información está a disposición de la gestión de nóminas gracias a la integración con otros softwares específicos para hacer más fácil el cobro efectivo y seguro del salario. Un software de gestión de control horario podría, por ejemplo, calcular automáticamente los marcajes con las horas reales y teóricas trabajadas sin intervención.
Ayuda a la desconexión laboral.
Desde el punto de vista del trabajador, un control horario puede ayudar a mejorar la Experiencia del Empleado al establecerse una jornada de trabajo delimitada, sabiendo el usuario cuándo puede desconectar. Esto es especialmente importante en tiempos de teletrabajo, cuando en algunas ocasiones la jornada laboral se ha hecho interminable al no saber bien conciliar la vida laboral y el ocio.
Puede ayudar a conocer desde donde trabaja el empleado.
Dicho registro horario puede realizarse de una manera simple y cómoda para el usuario, usando sistemas de geolocalización para un registro más preciso. Sin embargo, es necesario hacer algunas apreciaciones sobre este sistema de control horario de los trabajadores para adaptarnos a la ley, al mismo tiempo que desarrollamos prácticas laborales más éticas.
Se hace necesario analizar cuando es necesario o no geolocalizar la posición de un trabajador, y contar con herramientas que nos permitan flexibilizar su uso.
El usuario puede tener la posibilidad de saber desde dónde ha realizado sus fichajes, poder revisarlos siempre que quiera o incluso activarlo o desactivarlo en ciertas ocasiones contempladas también por la empresa .
Ayuda a la Experiencia del Empleado.
Además, el usuario podrá tener una idea clara de cuál ha sido el tiempo que ha permanecido trabajando durante un período de tiempo determinado. Gracias a esto, puede saber bien si ha existido alguna injusticia o si ha realizado horas de más de trabajo.
4. Sistemas para llevar a cabo el control horario
Un sistema de control horario es aquella herramienta que sirva a la empresa para supervisar y registrar las horas trabajadas de los empleados de tu empresa. El objetivo último de todos los sistemas a nuestra disposición para contabilizar el número de horas trabajadas por cada persona.
De esta forma, se podrán controlar aspectos clave como las ausencias, la puntualidad o cualquier otra incidencia durante la jornada.
En la actualidad existen diferentes tipos de sistemas de control horario: desde las hojas para firmar, pasando por máquinas de fichar, sistemas biométricos o un software de control horario.
Repasamos algunos de ellos.
4.1 Plantillas de Hojas de Excel y físicas:
Al inicio de los procesos de control horario nos encontramos con hojas físicas donde el trabajador apunta su hora de inicio y de salida del trabajo. El principal inconveniente con respecto a este proceso es la necesidad de encontrar un espacio seguro donde guardar toda la documentación que se necesita (en el caso de España durante 4 años como mínimo).
Este sistema, además, no solo ocupa espacio, sino que también supone un perjuicio para el medio ambiente.
Las hojas de Excel son uno de los sistemas más extendidos por los departamentos de recursos humanos. Es una solución práctica y económica, pero que requieren de revisiones periódicas para evitar errores y falsificaciones si se comparte.
Además, es una solución insostenible para una empresa que tiene a empleados en teletrabajo, en un sistema híbrido, o tiene muchos cambios en la plantilla.
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4.2 Máquinas de fichar
Las máquina de fichar informatizadas suponen un sistema más moderno de control horario, que se empezó a usar por muchas empresas en cualquier sector. Este tipo de sistema permite controlar de una manera eficiente la jornada laboral de los trabajadores y las horas extras realizadas.
Sin embargo, y a pesar de las actualizaciones que les fueron aplicando, estos sistemas no se pueden adaptar a los nuevos modelos de trabajo híbridos, y no serían de gran utilidad para controlar la jornada del teletrabajador. Junto a esto, los altos costos de implantación y mantenimiento, han terminado por dejarlos en desuso.
4.3 Sistemas biométricos
De todos los sistemas para control horario, es, sin duda, el más sofisticado. Aplicadas a temas de asistencia, estas nuevas tecnologías utilizan el reconocimiento de los rasgos físicos, la voz, el iris o la huella dactilar, para verificar la entrada y salida de los trabajadores.
Este tipo de sistemas se suele utilizar en empresas que necesitan un nivel de seguridad mayor, ya que garantizan que nadie ajena al edificio pueda acceder. Sin embargo, su elevado precio supone uno de los principales inconvenientes.
Hoy en día, su uso se ha extendido por todo el mundo, al igual que la crítica hacia ella. IBM, Amazon y Microsoft anunciaban cada uno su intención de dar un paso atrás en la comercialización y fabricación de sus sistemas de reconocimiento facial.
Las razones son muchas, entre ellas la demostración empírica por parte de algunos estudios que mostraron que estos sistemas eran mucho menos precisos con los rostros de mujeres negras que con los de hombres blancos, lo que ponía de manifiesto los sesgos humanos intervinientes en la programación de estos sistemas. Cuestiones éticas que estos sistemas de fichaje obligan a resolver.
4.4 Software de control horario
Un software de control horario es un programa informático que puede adaptarse al tamaño de la empresa y a cualquier dispositivo (tablet, móvil u ordenador). Es la solución más completa actualmente para la gestión del control horario, ya que cuenta con una serie de funcionalidades y características que satisfacen muchas de las necesidades del sector.
Un software de control horario favorece la autogestión, y por lo tanto el teletrabajo. Además, los empleados pueden registrar fácilmente su jornada y ver cuánto tiempo ha durado su jornada laboral o si se han excedido.
Por otra parte, un software de registro de jornada ofrece una serie de funcionalidades adicionales que permiten a los responsables hacer una gestión del tiempo más completa, como utilizar un sistema de geolocalización, fichajes masivos, o la posibilidad de añadirles funciones como el control de vacaciones o ausencias, o la gestión de turnos.
De esta manera, el responsable podrá simplificar, analizar y verificar y cambiar con el objetivo de realizar una gestión más completa del tiempo de los empleados.
Analizamos a continuación más características y ventajas de estos sistemas de control horario.
6. Problemáticas del sistema de control horario por geolocalización
A la hora de realizar el control horario, los responsables se enfrentan a diferentes problemáticas que deben saber afrontar, entre estas, el de preservar la intimidad de sus propios trabajadores. Especialmente en los casos en los que la empresa opta por hacerse con una solución con geolocalización para organizar el registro horario, para lo cual la empresa se encuentra legitimada en virtud del artículo 20, punto 3. del E.T.:
“El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”.
Si bien registrar la ubicación de los empleados que se encuentren desplazados por motivos de trabajo puede convertirse en una opción alineada con los intereses de la organización, el uso excesivo y desproporcionado de dicha tecnología podría poner de manifiesto un caso de abuso empresarial.
En todo caso, se hace necesario que la empresa informe de la existencia de cualquier sistema de control, además del uso, los derechos de acceso y rectificación de los mismos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 90 de la LOPDGDD,
¿Quieres leer el post que escribimos sobre el sistema de fichaje por geolocalización?
En el caso del uso de dispositivos móviles del trabajador para el control horario, las sentencias en el Caso Telepizza (2019) nos aclaran que imponer esta obligación por parte del empresario al trabajador, sin contar con su expresa autorización, podría suponer un manifiesto abuso de derecho empresarial, más que el propio tratamiento de los datos.
8. Ejemplo de gestión de la presencia de los trabajadores: El caso de Volkswagen Group Retail.
En este caso de estudio, os mostraremos cómo Volkswagen Group Retail Spain confió en OpenHR para digitalizar sus recursos humanos.
Toni Montoliu, RRLL National Manager en Volkswagen Group Retail Spain, nos cuenta el papel que jugó la tecnología a la hora de gestionar la presencia de los empleados, o el uso que han hecho del Portal del Empleado.
Para el grupo no se trata de un mero sistema de gestión de presencia solo para cumplir con la Ley y fichar la entrada y salida del empleado. Se trata de un sistema que no solo controla la presencia del empleado, es un sistema que regula y gestiona todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.
Además de gestionar el fichaje del empleado se gestionan las vacaciones, los
permisos, las licencias, conversiones de horas de presencia en horas de trabajo efectivo, compensaciones de horas de trabajo en horas de descanso alternativo, ...
permisos, las licencias, conversiones de horas de presencia en horas de trabajo efectivo, compensaciones de horas de trabajo en horas de descanso alternativo, ...
9. Las 8 mejores aplicaciones de control horario para tu empresa.
En España, existen varias aplicaciones populares para el control horario de los empleados, especialmente después de la implementación de la ley de control horario en mayo de 2019. A continuación, te mencionaré algunas de las mejores aplicaciones utilizadas en España para este propósito:
- Toggl: Toggl es una herramienta popular que permite a los empleados realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo de manera precisa. Permite iniciar y detener el temporizador fácilmente, asignar tareas a proyectos específicos y generar informes detallados.
- Hubstaff: Hubstaff es una aplicación de seguimiento del tiempo y gestión de equipos que ofrece funciones avanzadas de control horario. Permite rastrear el tiempo trabajado, capturar capturas de pantalla, supervisar la actividad de las aplicaciones y sitios web, y realizar un seguimiento de la ubicación de los empleados.
- TSheets: TSheets, una aplicación de control horario de empleados, ofrece un seguimiento sencillo y eficiente del tiempo de trabajo. Permite a los empleados registrar su tiempo a través de la aplicación móvil, realizar un seguimiento de la ubicación GPS y enviar informes de tiempo precisos.
- TimeCamp: TimeCamp es una herramienta versátil de control horario que permite a los empleados registrar su tiempo y realizar un seguimiento de las tareas en las que están trabajando. Proporciona informes detallados sobre el tiempo invertido en proyectos específicos y permite la integración con otras herramientas de gestión de proyectos.
- Everhour: Everhour es una aplicación de seguimiento del tiempo que se integra con otras herramientas populares como Asana, Trello y Basecamp. Permite a los empleados registrar su tiempo, establecer presupuestos para proyectos y generar informes precisos sobre el tiempo invertido en tareas específicas.
- Beebole es otro software de control horario tremendamente conocido para las empresas. Permite a los trabajadores realizar un registro de la jornada en una aplicación sencilla de utilizar.
- OpenHR: OpenHR es un software de recursos humanos “todoterreno” que te permite integrar tu control horario con una plataforma para gestionar las vacaciones y ausencias, los horario y turnos de tus empleados y la gestión de proyectos. Contabiliza además las horas extras para realizar una gestión del tiempo avanzada.
Gracias al filtrado de información, la empresa puede consultar el registro de horarios en función del empleado o el grupo según el intervalo temporal. La aplicación permite exportar los fichajes a distintos formatos como PDF o Excel. Los managers, además, podrán realizar una gestión desasistida de su grupo de trabajo.
La app y el kiosco harán muy fácil al empleado gestionar el registro horario de la empresa. Por otra parte, la plataforma permite añadir un calendario laboral de la región en concreto, de la oficina o grupo en concreto.
Gracias a la encriptación de datos, la información se almacena de forma segura. Además, ofrece una API que facilita la integración con otros sistemas de gestión.
Recuerda que la elección de la aplicación adecuada dependerá de las necesidades específicas de tu empresa y de las características que estés buscando en un sistema de control horario. Es recomendable probar diferentes aplicaciones y considerar las opiniones y recomendaciones de otros usuarios antes de seleccionar la que mejor se adapte a tus requisitos.
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