¿Sigue siendo Recursos Humanos el departamento dedicado solo a solucionar problemas y que los empleados abran su app del banco sin sorpresas? Definitivamente no. En las empresas modernas, en el mundo de la IA, People Analytics y automatizaciones, el área de People ha dejado de ser un área puramente administrativa para convertirse en un motor estratégico para que las empresas avancen.
Según Gallup, la gestión eficaz del talento tiene un impacto directo en la cuenta de resultados: las empresas con un alto nivel de engagement son un 21% más rentables y logran un 147% más de ganancias por acción (Earnings Per Share) en comparación con sus competidores
Además, para alcanzar esas cifras, el departamento debe gestionar una complejidad creciente. Como analizamos en nuestro reciente estudio sobre las funciones de HR, el 72% de responsables de RRHH prioriza la alineación con el negocio como función clave.
Lo que deja bien claro que el área de HR se está convirtiendo en una palanca de cambio fundamental para el éxito empresarial.
Entonces, ¿cómo se estructura un área entera capaz de generar ese valor? ¿Qué roles son imprescindibles en una empresa de 1000 empleados? Y, sobre todo, ¿qué podemos aprender de grandes organizaciones como Marriott o Volkswagen?
En esta guía completa desglosamos la anatomía de un departamento de Recursos Humanos exitoso: su definición, sus funciones más críticas, la estructura de su equipo y ejemplos reales de su impacto en el negocio.
Tabla de contenidos
¿Qué es el departamento de recursos humanos?
El departamento de Recursos Humanos, también conocido como «RR. HH.», People o Gestión del Capital Humano, es el área que administra todo lo relacionado con los empleados de una empresa.
Esto incluye la selección de personal, el onboarding, la evaluación de su desempeño, la gestión de beneficios y presupuestos, gestión administrativa, el desarrollo de habilidades, el monitoreo de la cultura empresarial a través de la comunicación interna, o la gestión del tiempo, entre otras cosas.
El objetivo de este departamento es el de transmitir la cultura empresarial y motivar a los empleados a desempeñar su trabajo de la manera más eficaz. En el centro de las operaciones del área de recursos humanos se encuentran los objetivos de la empresa, que deben de ir relacionados con los de los empleados para alcanzar el éxito. Para ello, además, cuenta con toda la fuerza de las analíticas de recursos humanos.
El departamento de recursos humanos es el pilar fundamental en el que se apoyan las empresas para conseguir los objetivos. Para ello, es fundamental contar con los mejores profesionales posibles. Es por esto que es necesario contar con buenas herramientas de selección y reclutamiento y un organigrama de empresa claro para conocer quiénes son los responsables de esa área.
Funciones del departamento de recursos humanos
El departamento de recursos humanos se ha convertido en una parte fundamental de la empresa. Los últimos meses han puesto sobre la mesa la importancia de los procesos que tengan que ver con los empleados y el cuidado del mismo. Las funciones de esta área de la empresa, por lo tanto, han sobrepasado aquellas referente únicamente a las de la contratación y selección del personal.
Así, el objetivo principal del departamento de recursos humanos es la de gestionar y administrar el talento disponible, con vistas a conseguir los objetivos propuestos. Y es que para tener éxito, se hace necesario velar porque el empleado tenga una buena experiencia dentro de nuestra empresa.
Repasamos algunas de las principales funciones que tienen los departamentos de recursos humanos, mánagers y responsables en las organizaciones.
Administración y gestión del personal
La parte que sin duda, más “papeleo” genera dentro de la empresa. Con la gestión y administración del personal nos referimos a todas aquellas tareas relacionadas con nóminas, importaciones a nóminas, datos de empleados, ausencias, vacaciones, fichajes para el control horario, documentos y firmas digitales, gestión de turnos, partes de trabajo, y otros.
Un software de recursos humanos, como OpenHR, puede ayudarnos a gestionar todos estos procesos fundamentales para generar una Experiencia del Empleado positiva, gracias al grado de flexibilidad, usabilidad y personalización que estos sistemas ofrecen a equipos distribuidos.
Medición del clima laboral de la organización
Favorecer un ambiente laboral favorable y cómodo para los miembros de la organización es una de las funciones de los profesionales de recursos humanos. De esta manera, conseguiremos fidelizar, motivar y atraer el talento disponible en nuestra organización, lo cuál será fundamental para conseguir los objetivos de la organización.
Una encuesta de clima laboralpermite escuchar a tus empleados, y conocer sus necesidades y debilidades, detectar el nivel de satisfacción, contribuir al desarrollo y tomar el pulso general de la organización, con la idea de introducir medidas correctoras.
Comunicación para empoderar la fuerza laboral
El personal de recursos humanos debe contar con herramientas para generar una buena comunicación con los empleados. Las habilidades referentes a la escucha de estos profesionales, necesarias para relacionarse de forma amigable y empoderar a los empleados, deben apoyarse en la tecnología necesaria para construir equipos distribuidos.
Empleados y responsables necesitan ya contar con herramientas que les permita desarrollar una comunicación bidireccional basados en la confianza y en la personalización.
Función de reclutamiento y selección de personal
Una de las funciones más importantes de Recursos Humanos es la posibilidad de incorporar talento nuevo a la organización. Nos referimos, en este caso, al reclutamiento externo.
Con respecto al reclutamiento del personal nos referimos a todas las tareas que permiten poner en contacto a aquellas personas que buscan trabajo, o pueden estar interesado en hacerlo, con aquellas empresas con necesidades específicas de cubrir puestos de trabajo. Así, estas tareas incluyen la definición de puestos, con sus responsabilidades y habilidades correspondientes, además de los riesgos y problemáticas concretas del puesto.
Todos estos procesos pueden automatizarse a través de un software de reclutamiento que permita crear una página de empleo, o publicar ofertas de empleo en diferentes portales, o bolsas de trabajo.
Además, respecto a la selección del personal, esta misma herramienta ayuda a mantener la comunicación con el candidato y hacer un seguimiento del proceso hasta su contratación o descarte.
Desarrollo del personal
El desarrollo del personal puede implementarse a través de planes de carrera y planes formativos basados en las necesidades específicas de la compañía.
Adquirir la experiencia necesaria para progresar o mejorar en el puesto de trabajo.
Para eso es necesario hacer una evaluación del desempeño para fijar problemas concretos que han surgido, conocer el grado de motivación y analizar el desempeño de los trabajadores durante un período de tiempo determinado.
Este proceso implica recoger una serie de información del puesto y del trabajador, un seguimiento personalizado del mismo, y una entrevista donde se podrá ofrecer feedback concreto. Con toda la información, se podrá establecer un plan de acción determinado para incidir en aquellos aspectos a mejorar o a potenciar.
Formación y capacitación del personal
Comprender el valor de invertir en la educación y formación profesional de nuestros empleados, es uno de los objetivos de los departamentos de recursos humanos. Todavía es largo camino el que hay que recorrer, sin embargo, cada vez se van las organizaciones se van dando cuenta de la importancia de apoyar el desarrollo de habilidades.
Son varias las situaciones en las que se hace necesario apostar por la formación de personal:
1. Procesos de onboarding
2. Reciclaje de conocimiento para cerrar la brecha entre la fuerza laboral actual y la del futuro.
3. Actualización de habilidades y conocimientos necesarios para promocionar y ascender en su puesto de trabajo.
Análisis del puesto de trabajo
Una de las funciones de los responsables de recursos humanos es realizar un análisis profundo del puesto de trabajo concreto. Se trata de una tarea que necesita de un estudio pormenorizado de las funciones a desempeñar, y las capacitaciones necesarias para desarrollarlas, entre otras cuestiones.
Después de hacer este análisis, se necesita hacer un seguimiento a través de diferentes evaluaciones del desempeño y encuestas, que permitan analizar las habilidades y cualidades del trabajador y compararlo así con los requisitos requeridos para el puesto de trabajo.
Retribución y compensación
Contar con una buena descripción de los puestos de trabajo, nos permitirá realizar un análisis retributivo más ajustado de nuestra plantilla. Una de las funciones que más pueden repercutir en una Experiencia del Empleado positiva.
El objetivo es fijar unas bandas salariales más justas, y establecer, en base a las diferentes categorías profesionales de los miembros de la organización, los distintos rangos salariales. Así, dependiendo de los puestos, el nivel de responsabilidad, las competencias requeridas, las funciones a desempeñar, riesgos, etc., se podrán fijar unas bandas salariales menos desiguales.
Prevención de riesgos laborales
La implementación de medidas de prevención, de protección, y de preservación de la salud de las personas que trabajan en la empresa, se ha convertido en un punto muy relevante después de la crisis sanitaria.
Cumplir con la normativa en prevención de riesgos laborales se ha vuelto fundamental durante la crisis del coronavirus. Los responsables de prevención de riesgos laborales tuvieron que doblegar esfuerzos con el fin de evitar accidentes y prevenir enfermedades profesionales derivadas del puesto de trabajo. Esfuerzos que seguirán presentes tiempo después.
Características del departamento de recursos humanos
Para no perder el rumbo —sobre todo en los momentos difíciles— es vital contar con un departamento organizado y con capacidad de respuesta. Pero, ¿qué define a un equipo sólido? Veamos los rasgos esenciales que todo departamento debe tener, sin importar su tamaño."
# Conocimiento: El departamento debe tener un conocimiento acerca de todas las funciones que puede cubrir (de las cuales hablaremos en el siguiente apartado). Desde la selección, onboarding, hasta la formación y la mejora del desempeño laboral.
# Rápida actuación. Es fundamental que sepan afrontar los desafíos y retos que surgen día con día dentro de la organización. Los recursos humanos son personas a los que cada día le asaltan dudas o problemáticas diferentes y de forma espontánea. Su disciplina debe hacer también que no olviden sus tareas generales no circunscritas a las circunstancias del día a día.
# Comunicación: El personal de Recursos Humanos debe de saber comunicarse, escuchar y tratar con las personas de forma amigable, empática y profesional, con el objetivo de mejorar la relación entre empresa y empleado.
# Imparcialidad: Lidiar con personas siempre trae consecuencias. En este caso, Recursos Humanos debe mantenerse siempre al margen sin tomar partido por nadie y atendiendo a los hechos que han ocurrido de la forma más imparcial posible. Los sesgos, aunque imposibles de evitar, pueden algunos evitarse.
# Confidencialidad: El personal solamente compartirá sus asuntos con alguien que considere que es de confianza y es capaz de guardar información confidencial y no la compartirá con nadie más.
# Centrado en objetivos: La siguiente característica de un empleado de Recursos Humanos es su capacidad de adaptarse a los objetivos de la empresa y saber equilibrarlos junto a los de los empleados para hacer un mix perfecto.
# Mentoría: Otra característica de un profesional de Recursos Humanos es su capacidad de mentoría para los empleados. El objetivo es el de ayudarles en cualquier problema que exista y mantenerlos actualizados con el conocimiento de las habilidades necesarias para mejorar su desempeño laboral.
¿Cuántas personas son necesarias en recursos humanos? (+ejemplo de una empresa mayorista de 900-1000 empleados)
Realmente hay el ratio 1 persona de recursos humanos por cada 100 empleados es la mejor idea a la hora de tener un departamento dentro de la empresa. Ese ratio puede parecer sencillo e incluso acertado en empresas en las que el responsable se centra exclusivamente en la parte administrativa.
En este sentido, existen matices que debemos tener en cuenta:
En general, en las medianas y grandes empresas se necesitan más personas en el departamento de recursos humanos al ser roles más específicos.
Hay que tener cuidado con los equipos de recursos humanos pequeños, ya que podría trabajar demasiado y acabar quemado sin la inversión y los recursos suficientes.
Por ejemplo, para una empresa de distribución mayorista de 900-1000 empleados, esta es la estructura típica que vemos en este sector dentro de nuestros clientes (aunque, por supuesto, no siempre es exacta ni ocurre en todas las fases):
🟠 1 VP / Head of HR
🟠 2–3 HRBPs (relaciones con empleados, coaching a managers, cumplimiento de políticas, relaciones laborales)
🟠 1–2 Talent Acquisition (generalmente recruiter + coordinador)
🟠 1 HRIS analyst/admin
🟠 1 Benefits/Compensation specialist
🟠 1 L&D/training resource
Algunas estructuras incluyen también un HR admin/assistant, pero si soy sincero, es el rol que vemos con menos frecuencia.
Importancia del área de Recursos Humanos dentro de una organización
La importancia de recursos humanos reside especialmente en ser el canal de comunicación entre los empleados y los responsables. Se encarga de trasladar a la plantilla toda la cultura organizativa para alcanzar las metas y los objetivos de la empresa mientras mantienen a los empleados motivados y dispuestos a dar lo mejor de sí mismos.
Los profesionales del departamento de recursos humanos realizan un trabajo crucial dentro de la organización, ya que son los que permiten integrar al empleado dentro de la empresa y de su cultura para alcanzar el éxito. Por eso, debe monitorizar todo el ciclo de vida del empleado y ver en qué aspectos hay que incidir para cumplir dichas metas.
Desde el proceso de selección y reclutamiento, onboarding, hasta la capacitación y formación del personal. A continuación, detallaremos algunas funciones del departamento de recursos humanos.
Ejemplos concretos de departamentos de recursos humanos y prácticas
Como hemos visto, cada departamento de recursos humanos tiene su propia idiosincrasia y cultura a través de las cuales establece una forma diferente de relacionarse con los empleados.
Muchas empresas han visto la necesidad de consolidar las estrategias de sus departamentos de recursos humanos para afrontar las nuevas necesidades del mercado en materia de atracción y fidelización del talento.
Para ello, conoceremos de cerca 4 empresas de todos los tamaños cuyos departamentos de recursos humanos han consolidado determinadas prácticas.
Hoteles Marriott y sus políticas de selección del talento.
La forma de atraer talento evoluciona con el tiempo con el objetivo de conocer qué empleados son los mejores para nuestra organización.
En ese sentido, los hoteles Marriott crearon un juego en Facebook en el que los jugadores/candidatos podían vivir una experiencia virtual en la que se hacían cargo de todo lo que sucedía en un restaurante. Sus actividades y funciones iban desde la gestión del propio lugar, hasta el entrenamiento de nuevo personal para asegurarse de que todo funcionara a la perfección.
El objetivo último era conocer quiénes eran los candidatos que mejor podían desarrollar estas funciones en la vida real para la compañía.
APNABI (Asociación de familias de personas con un Trastorno del Espectro del Autismo) y su gestión de turnos digitalizados:
El equipo de Recursos Humanos de Recursos Humanos de APNABI tenía el gran objetivo de centralizar toda la información de empleados situados en 24 centros de trabajo diferentes, y una plantilla media de 300 personas, con titulaciones y formaciones diferentes (psicólogas clínicas, técnicos de atención temprana,cuidadores,profesores/as,monitores vivienda,etc).
La plataforma de Recursos Humanos que usaron les permitió crear diferentes categorías y tener diferentes convenios. Cada categoría tiene una jornada, un horario, un calendario distinto que lo usan por centros de trabajo. Dependiendo del área en el que el empleado esté, ya tiene un calendario de base en el que apoyarte, si cierra, no cierra, turnos, etc.
Además, APNABI ha conseguido digitalizar toda la gestión de empleados de forma global; desde la gestión documental y la firma digital, hasta la comunicación interna y la gestión administrativa de toda la organización.
Walmart y sus políticas de formación y desarrollo.
Walmart centra sus esfuerzos en ofrecer políticas que apoyen el bienestar de sus empleados. En este sentido, a través de su departamento de recursos humanos, todos los empleados pueden acceder a los amplios beneficios educativos que ofrece la organización y las diferentes líneas de financiación de los estudios de sus trabajadores, que los ayudan a crecer profesionalmente.
Walmart parece centrarse y comprometerse en el desarrollo de habilidades de sus empleados, por lo que la capacitación es un elemento esencial del día a día de sus colaboradores.
Volkswagen Group Retail Spain y su gestión del tiempo del empleado.
Para el equipo de Recursos Humanos de Volkswagen Group retail Spain fue muy importante contar con un Portal del empleado. No se trata para ellos un mero sistema de gestión de presencia para cumplir con la Ley y fichar la entrada y salida del empleado. Se trata de un sistema que no solo controla la presencia del empleado, es un sistema que regula y gestiona todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.
Además de gestionar el fichaje del empleado se gestionan las vacaciones, los permisos, las licencias, conversiones de horas de presencia en horas de trabajo efectivo, compensaciones de horas de trabajo en horas de descanso alternativo,....
La herramienta de OpenHR ha sido clave para poder desplegar estas y otras funcionalidades del portal.
Volkswagen ha trasladado toda esta gestión también a sus trabajadores. Todo este sistema de recursos humanos ha permitido generar comunicación y confianza entre la empresa y el trabajador, con la certeza de que los empleados están cumpliendo su trabajo.
Dentro de Volkswagen estos dos pilares (comunicación y confianza) son puntos claves en el desarrollo del sistema operativo de la empresa.
Las 9 herramientas más usada por el área de Recursos Humanos
Los departamentos de Recursos Humanos utilizan una variedad de herramientas y tecnologías para gestionar eficazmente el capital humano de una organización y llevar a cabo sus responsabilidades de manera más eficiente. Estas herramientas varían según la empresa y su nivel de sofisticación, pero aquí te presento algunas de las herramientas y tecnologías comunes que suelen utilizarse en la gestión de recursos humanos:
Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS): Estas herramientas ayudan en el proceso de reclutamiento y selección, permitiendo a los reclutadores publicar ofertas de trabajo, gestionar currículums, realizar seguimiento de candidatos y coordinar entrevistas. OpenHR, junto a diferentes plataformas y redes sociales de reclutamiento, como Linkedin o Indeed, te ayudan a gestionar todos tus procesos de selección de personal.
Plataformas de Aprendizaje online (LMS): Estas herramientas se utilizan para crear, administrar y seguir programas de capacitación y desarrollo de empleados en línea. Permiten la distribución de contenido de capacitación, seguimiento del progreso y evaluación del aprendizaje.
Herramientas de Evaluación del Desempeño: Estas herramientas ayudan en la gestión de evaluaciones de desempeño, incluyendo la recopilación de retroalimentación de empleados y supervisores, y la generación de informes sobre el rendimiento de los empleados.
Herramientas de Gestión del Tiempo y registro de jornada: Estas herramientas permiten a los empleados registrar sus horas de trabajo, solicitar vacaciones y gestionar sus horarios. Ayudan a garantizar la precisión en la nómina y el cumplimiento de las políticas de asistencia.
Plataformas de Comunicación Interna: Para fomentar la comunicación y la colaboración entre los empleados, los departamentos de RRHH a menudo utilizan herramientas que les permite personalizar sus mensajes y crear intranets específicas para sus propias empresas. Además de permitir a sus empleados tener su propio tablón para propiciar una comunicación efectiva entre ellos mismos y con los responsables.
Software de Compensación y Beneficios: Estas herramientas ayudan en la gestión de la compensación y los beneficios de los empleados, incluyendo la administración de salarios, bonificaciones y beneficios como el seguro de salud y los planes de jubilación. Ejemplos incluyen Gusto, Zenefits y ADP Workforce Now.
Herramientas de Evaluación de la Cultura Organizacional: Para medir y mejorar la cultura organizacional, las empresas utilizan encuestas y herramientas de evaluación de la cultura que les permita conocer el estado de satisfacción y clima laboral de sus empleados.
Plataformas de Análisis de Datos: Para tomar decisiones basadas en datos, los departamentos de RRHH emplean herramientas de análisis de datos que les permiten examinar métricas relacionadas con la gestión de talento y evaluar el impacto de las iniciativas de RRHH en el rendimiento empresarial.
